Abonelik Tahsilatı: Saklı Kart ve Tekrarlayan Ödeme Düzeni

Tekrarlayan tahsilatta kart numarası sizin veritabanınızda durmaz; müşteri kartını bir kez girer, ödeme tarafı o kartı saklar ve yazılıma yalnızca o karta karşılık gelen bir anahtar döner. Yazılımın işi bu anahtarı, bir tahsilat takvimini ve başarısız denemelerde ne yapılacağını tanımlayan kuralı tutmaktır. Abonelik yazılımının zor kısmı ödemenin kendisi değil, ödeme başarısız olduğunda hizmetin ne olacağıdır.

Saklı kart nasıl çalışır

İlk işlemde müşteri kart bilgisini ödeme tarafının ekranına ya da doğrudan ödeme tarafına giden bir alana girer. Başarılı doğrulamadan sonra size bir kart anahtarı döner; sonraki tahsilatlar bu anahtarla, müşteri ekranda olmadan yapılır. Böylece kart verisi hiç sizin sisteminize girmez.

Bu ayrım önemsiz bir teknik detay değil: kart numarasını kendi veritabanında saklamak, işletmeye ağır bir uyum ve güvenlik yükümlülüğü getirir. Anahtar yöntemiyle çalışıldığında sizde duran veri yalnızca kartın son hanesi, markası ve son kullanma dönemi gibi müşteriye kartını hatırlatacak kadarıdır.

Yazılım tarafında tutulması gerekenler kısadır:

• Müşteri ile kart anahtarı eşleşmesi ve kartın hangi tarihte tanımlandığı.
• Kartın tanınabilir kısmı: markası, son dört hanesi, son kullanma dönemi.
• Müşterinin tekrarlayan tahsilata onay verdiği an ve onay metninin sürümü.
• Birden çok kart varsa hangisinin öncelikli olduğu.

Tahsilat takvimi nasıl kurulur

Tekrarlayan tahsilat, zamanlanmış bir işin kart anahtarıyla ödeme çağırmasından oluşur. Takvimi kuran üç karar var: dönem başlangıcı, dönem uzunluğu ve tahsilat günü. Dönem başlangıcını aboneliğin açıldığı güne bağlamak en sade yöntemdir; her müşteri kendi gününde tahsil edilir ve yük güne yayılır. Herkesi ayın aynı gününde tahsil etmek muhasebe tarafını kolaylaştırır ama ilk dönemde kısmi hesap gerektirir ve o gün tek seferlik bir yük oluşur.

Ayın 31'inde açılan bir aboneliğin 30 günlük aylarda ne olacağı baştan yazılmalıdır; aksi halde bazı dönemler atlanır. Yaygın çözüm, ayın son gününe kaydırmaktır. Tahsilat kaydı her zaman dönem bilgisiyle birlikte tutulur: hangi hizmet dönemi için tahsil edildiği yazılı olmayan bir ödeme, sonradan ne mutabakata ne iadeye dayanır.

Başarısız tahsilatta ne yapılır

Abonelik yazılımının en çok ihmal edilen kısmı budur. Tahsilat çeşitli nedenlerle başarısız olur ve her nedenin karşılığı aynı değildir. Yeniden denemenin kaç kez, hangi aralıkla yapılacağı ve bu süre boyunca hizmetin açık kalıp kalmayacağı yazılı bir kural olmalıdır.

Burada kritik olan nokta, yeniden denemelerin aynı tahsilat için yapıldığının sistemde belli olmasıdır. Her deneme yeni bir tahsilat kaydı gibi açılırsa, biri sonradan başarılı olduğunda müşteri iki kez tahsil edilmiş görünür. Tahsilat kaydı bir kere açılır, denemeler onun altına yazılır.

İptal, dönem ortası değişiklik ve iade

Müşteri aboneliği iptal ettiğinde iki ayrı soru vardır: tahsilat duracak mı, hizmet hemen mi kapanacak? Yaygın ve en az tartışma çıkaran düzen, tahsilatın hemen durması ve hizmetin ödenmiş dönemin sonuna kadar açık kalmasıdır. Yazılımın bu iki tarihi ayrı tutması gerekir: iptal tarihi ve erişimin bittiği tarih.

Dönem ortasında paket değişirse yeni tutar ya sonraki dönemden geçerli olur ya da kalan gün üzerinden bir fark hesaplanır. İkinci yöntem müşteriye daha adil görünür ama her değişiklikte kısmi hesap ve ek bir tahsilat kaydı doğurur; hangisi seçilirse seçilsin kural ürün tarafında yazılı olmalı, geliştirici kararına bırakılmamalıdır.

İade tarafında, tekrarlayan tahsilatın özel bir durumu yok: gün sonu kapanmadan iptal, kapandıktan sonra iade yürür. Ancak iadeye konu dönem mutlaka kayıtta yazılı olmalıdır, çünkü aynı müşteriye ait birçok benzer tutarlı tahsilat arasından hangisinin iade edildiği başka türlü ayırt edilemez.

Mutabakat ve kayıt izi

Tekrarlayan tahsilatta sayıların tutması için her tahsilat kaydının ödeme tarafındaki işlem numarasını taşıması gerekir. Günlük mutabakat şu üç listeyi karşılaştırır: yazılımda başarılı görünen tahsilatlar, ödeme tarafının o gün bildirdiği işlemler ve banka hesabına geçen tutarlar. Üçünün arasındaki fark, aranacak yeri de söyler. Ayrıca kart tanımlama, onay, iptal ve askıya alma gibi her adımın kim tarafından ve ne zaman yapıldığı iz kaydına yazılmalıdır.

Kısa kontrol listesi

• Kart verisi sizde değil ödeme tarafında mı duruyor?
• Müşterinin tekrarlayan tahsilat onayı ve zamanı kayıtlı mı?
• Her tahsilat kaydı hangi hizmet dönemine ait olduğunu yazıyor mu?
• Yeniden denemeler tek tahsilat kaydının altında mı toplanıyor?
• Ret nedenine göre farklı davranış tanımlı mı?
• İptal tarihi ile erişim bitiş tarihi ayrı alanlar mı?
• Günlük mutabakat üç listeyi karşılaştırıyor mu?

KAV Yazılım, abonelik ve tekrarlayan tahsilat akışını sanal POS entegrasyonu ve muhasebe tarafıyla birlikte kurar.