Banka Ekstresini Yazılıma Aktarma ve Otomatik Eşleştirme

Banka ekstresi aktarımı, hesap hareketlerinin yazılıma alınıp doğru cari ya da muhasebe hesabına bağlanmasıdır. İşin zor tarafı dosyayı okumak değil, bir havalenin kime ait olduğunu anlamaktır: açıklama alanı serbest metindir ve müşteri oraya her şeyi yazabilir ya da hiçbir şey yazmaz.

Cari bakiye mutabakatını ve kart tahsilatlarının eşleştirilmesini daha önce ayrı yazılarda ele aldık. Bu yazı doğrudan banka hareketini konu alıyor: aktarım nasıl kurulur, eşleştirme hangi sırayla denenir ve eşleşmeyen satır ne olur?

Hareketler yazılıma nasıl girer?

Üç yol var ve üçü aynı veriyi üretmez. Birincisi bankadan alınan hesap hareketi dosyasının elle yüklenmesi; ikincisi bankanın kurumsal müşterilerine sunduğu bir servisten düzenli olarak çekilmesi; üçüncüsü hareketlerin elle girilmesi. Üçüncüsü yalnızca az sayıda hareket için uygundur ve mutabakatın amacını zayıflatır, çünkü elle giren kişi gördüğünü yazar.

Hangi yol kullanılırsa kullanılsın, gelen veri ham hâliyle saklanmalı. Yorumlanmış satır değil, bankadan geldiği biçimdeki kayıt; çünkü bir eşleştirme yanlış yapıldığında geri dönülecek yer o kayıttır. Bankanın verdiği dosya biçimi bankaya göre değişir; yazılımın her biçim için ayrı bir okuyucusu olur ve okuyucunun çıktısı ortak bir hareket modeline dönüşür.

Aynı hareket iki kez girmesin

Aktarımın ilk teknik şartı tekrarı engellemektir. Aynı dosya iki kez yüklendiğinde hareketler iki kez girerse banka bakiyesi yanlış görünür ve bulması zor bir fark doğar. Çözüm, her hareket için bir tekillik anahtarı üretmektir: hesap, tarih, tutar, bankanın hareket referansı ve varsa dekont numarasının birleşimi.

Banka referansı veriyorsa en güvenilir anahtar odur. Vermiyorsa birleşik anahtar kullanılır; ancak aynı gün aynı tutarda iki benzer hareket olabileceği için anahtarın içine satırın dosyadaki sırası da katılır. Tekrarın nasıl engellendiğini genel olarak mükerrer kayıt ve idempotency anahtarı yazısında anlattık.

Eşleştirme hangi sırayla denenir?

Otomatik eşleştirme bir tahmin işidir ve tahminin sırası sonucun doğruluğunu belirler. İşleyen sıra şöyle:

İlk iki ölçüt güvenilir olduğu için eşleştirme doğrudan yapılabilir. Üçüncü ve dördüncü ölçütte eşleştirme öneri olarak sunulur, onayı kullanıcı verir. Beşinci ölçüt tek başına asla kullanılmamalı: unvan benzerliği, aynı soyadı taşıyan iki müşteriyi karıştırır ve yanlış cariye yapılan tahsilat kaydı iki müşteriyi birden rahatsız eder.

Gönderen hesap numarasının cariye bağlanması, zaman içinde eşleştirme oranını en çok yükselten adımdır. Bir müşteri ilk kez havale yaptığında eşleştirme elle yapılır ve o hesap numarası cari karta kaydedilir; ikinci havalede otomatik eşleşir. Hesap numarası doğrulamasını VKN, TCKN ve IBAN doğrulama yazısında ele almıştık.

Eşleşmeyen ve kısmi ödenen satırlar

Hiçbir düzen tüm satırları eşleştirmez; önemli olan eşleşmeyenin görünür ve azaltılabilir olmasıdır. Eşleşmeyen satırlar için üç davranış gerekir: bir bekleyen listesinde durmak, muhasebede bir geçici hesapta görünmek ve sonradan eşleştirildiğinde geçici hesaptan çıkmak.

Kısmi ödeme de ayrı bir durumdur. Gelen tutar bir faturanın tamamını kapatmıyorsa hareket yine o faturaya bağlanabilir, fakat fatura açık kalır. Bir hareketin birden fazla belgeye bölünebilmesi ve bir belgenin birden fazla hareketle kapanabilmesi gerekir; bu iki yönlü ilişki kurulmazsa toplu havale yapan müşteriler elle takip edilir.

Masraf, komisyon ve kur farkı satırları ise cariye değil ilgili gider hesabına gider. Bu satırların açıklamasına göre otomatik sınıflanması, aylık kapanıştaki elle işi belirgin biçimde azaltır.

Eşleştirme oranının ölçülmesi de düzenin parçası. Her aktarımda kaç satırın otomatik eşleştiği, kaçının öneriyle kapandığı ve kaçının elle bağlandığı görünüyorsa, hangi ölçütün işe yaradığı anlaşılır. Oran düşükse bakılacak ilk yer cari kartlarındaki eksik hesap numaralarıdır; ikinci yer müşterilere iletilen açıklama alışkanlığıdır.

Yetki ve iz kaydı

Banka hareketleri hassas veridir; kimin görebildiği ve kimin eşleştirme yapabildiği ayrı yetkiler olmalı. Eşleştirmenin kim tarafından, hangi ölçütle yapıldığı iz kaydına yazılmalı; bir tahsilat yanlış cariye düştüğünde cevap aranacak yer burasıdır. Otomatik eşleştirmelerin de iz kaydında görünmesi gerekir, aksi hâlde yanlışın kaynağı kullanıcı sanılır.

İz kaydı düzenini iz kaydı: kim neyi değiştirdi yazısında, kimin hangi kaydı göreceğini ise kapsam kuralları yazısında ele aldık.

Kısa kontrol listesi

• Gelen hareketler ham hâliyle saklanıyor.
• Her hareket için tekillik anahtarı var; aynı dosya iki kez yüklenince tekrar girmiyor.
• Eşleştirme sıralı ölçütlerle çalışıyor; düşük güvenli ölçüt öneri olarak sunuluyor.
• Unvan benzerliği tek başına eşleştirme yapmıyor.
• Müşterinin hesap numarası cari karta kaydediliyor.
• Bir hareket birden fazla belgeye bölünebiliyor.
• Masraf ve kur farkı satırları gider hesaplarına sınıflanıyor.
• Eşleştirmeler iz kaydında; otomatik olanlar da görünüyor.

Özetle banka ekstresi aktarımı bir dosya okuma işi değil, güvenilirlik sırası kurulmuş bir eşleştirme düzenidir. KAV Yazılım bu düzeni ham kayıt, sıralı eşleştirme ve bekleyen listesi üzerine kuruyor. Bankanızın hangi dosya biçimini ya da hangi servisi sunduğu kurumsal bankacılık sözleşmenizde yazılıdır; yazılım bu bilgiye göre okuyucu tanımlar.