El Terminaliyle Depo Sayımı Yazılımda Nasıl Kurulur?

El terminaliyle depo sayımı, raf önünde barkod okutarak sayılan miktarın doğrudan sayım fişine yazılmasıdır. Kâğıda yazıp sonra panele girmeye göre kazancı, hatanın sayım anında yakalanması ve sayımın hangi rafta ne zaman yapıldığının kayıtta durmasıdır.

Terminal almak işin kolay kısmıdır. Sayımın yürümesini belirleyen şey yazılım tarafındaki üç tanımdır: barkodun hangi stok koduna karşılık geldiği, okutulan barkodun kaç adet saydığı ve sayım farkının kim tarafından onaylanacağı. Bu üçü eksikken alınan terminal, kâğıdın elektronik hâli olmaktan öteye gitmez.

Sayım türünü seçmek: dönem sonu, çevrim ve nokta sayımı

Sayımı tek bir iş gibi kurmak en sık görülen hatadır. Üç ayrı ihtiyaç vardır ve yazılımda üçü ayrı fiş türü olarak tanımlanır:

• Dönem sonu sayımı: Deponun tamamı sayılır, genellikle sevkiyat durdurulur. Yazılımda tüm stok kartlarını kapsayan tek bir sayım dönemi açılır.
• Çevrim sayımı: Depo bölümlere ayrılır, her bölüm sırası geldiğinde sayılır ve iş akmaya devam eder. Yazılımın bölüm ve sıra tanımını tutması gerekir.
• Nokta sayımı: Tek bir stok kartı ya da raf, şüphe üzerine sayılır. En kısa fiş türüdür ama en sık kullanılanıdır.

Üçünün farkı rapor tarafında da görünür: dönem sonu sayımı stok kapanışının girdisidir, çevrim ve nokta sayımı ise veri kalitesini izleme aracıdır.

Barkod stok koduna eşlenmemişse sayım yürümez

Terminal bir sayı okur; o sayının hangi ürün olduğunu yazılım bilir. Bu yüzden ilk iş barkod eşleme tablosudur. Pratikte karşılaşılan durumlar şunlardır:

• Bir ürün, birçok barkod: Aynı ürünün eski ve yeni ambalajı farklı barkod taşıyabilir. Stok kartı bir barkod alanı değil, barkod listesi tutmalıdır.
• Barkodu olmayan ürün: Dökme, kesilerek satılan ya da ambalajı yırtılmış ürünler için iç barkod üretilir ve etiket basılır. İç barkod aralığı, üretici barkodlarıyla çakışmayacak biçimde ayrılır.
• Aynı barkod iki karta bağlı: Veri tabanında engellenmesi gereken durumdur. Engellenmezse sayım, hangi karta yazılacağını terminalin tahminine bırakır.
• Varyantlı ürün: Renk ya da ebat varyantı ayrı stok kartıysa her varyantın kendi barkodu olmalıdır; ortak barkod sayımı anlamsız kılar.

Sayıma başlamadan önce barkodu tanımlı olmayan kartların listesi çıkarılır. Bu liste boşalmadan yapılan sayım, en çok eksik bulunan ürünlerin aslında eşlenmemiş kartlar olduğu bir fark raporu üretir.

Koli, paket ve lokasyon: okutulan barkod kaç adet sayar

Depoda okutulan her barkod bir adet anlamına gelmez. Yazılımın okutma kuralını baştan bilmesi gerekir:

Koli içi adet stok kartında tanımlı değilse koli okutmak zararlıdır: sayım bir adet yazar, rafta onlarca adet kalır. Lokasyon barkodu ise yalnızca adresli depolarda anlamlıdır; adres tanımı yoksa sayım depo toplamı olarak yürütülür ve raf bazlı fark aranmaz.

Sayım anı, fiş kilidi ve devam eden hareket

Sayımın en çok tartışma çıkaran yanı, sayarken deponun çalışmaya devam etmesidir. Bir raf sayıldıktan sonra o raftan mal çıkarsa, sayılan miktar artık doğru değildir. Yazılım tarafında bunun iki çözümü vardır.

Birincisi dondurma: sayım fişi açık olduğu sürece kapsamdaki stok kartlarına hareket yazılmaz. Dönem sonu sayımı için uygundur, iş akışını durdurur. İkincisi sayım anı damgası: her sayım satırı okutulduğu an ile birlikte kaydedilir ve fark hesabı o andaki teorik miktara göre yapılır; sayımdan sonraki hareketler farkın dışında tutulur. Çevrim sayımı için uygun olan budur ve terminalin saatinin sunucu saatiyle aynı olmasını şart koşar.

Fark raporu, onay ve düzeltme kaydı

Sayım bittiğinde ortaya çıkan tablo farktır, düzeltme değildir. Fark raporu üç kolonu birlikte göstermelidir: teorik miktar, sayılan miktar ve aradaki fark. Farkın parasal karşılığını göstermek önceliklendirme için yardımcı olur, çünkü adet olarak büyük farklar her zaman en pahalı fark değildir.

Düzeltme kaydı otomatik yazılmamalıdır. Önce fark gerekçelendirilir: eşlenmemiş barkod, iki kez okutma, sevk edilip kaydı girilmemiş çıkış, kırılma ve hurda, yanlış rafta duran ürün. Gerekçesi bulunan farkın bir kısmı düzeltme değil, eksik kayıt tamamlamasıyla kapanır. Kalan fark depo yöneticisi onayıyla stok düzeltme fişine dönüşür ve iz kaydında sayım fişiyle bağlı kalır.

Tekrarlayan farkların kartlarını ayrı bir listede izlemek, sayımdan elde edilen en kalıcı kazançtır: aynı stok kartı her sayımda fark veriyorsa sorun sayımda değil, o ürünün giriş çıkış akışındadır.

Kısa kontrol listesi

1. Barkodu tanımlı olmayan stok kartlarının listesi boşaltıldı mı?
2. Stok kartı birden çok barkod tutabiliyor mu, aynı barkod iki kartta engelli mi?
3. Koli içi adet tanımlı mı, koli okutma kuralı yazılı mı?
4. Sayım türleri ayrı fiş olarak mı kurulu?
5. Sayım sırasında hareket dondurulacak mı, sayım anı damgası mı kullanılacak?
6. Fark raporu teorik, sayılan ve fark kolonlarını birlikte veriyor mu?
7. Düzeltme kaydı onaya bağlı mı ve sayım fişiyle bağlı tutuluyor mu?

KAV Yazılım, stok ve depo tarafındaki sayım akışını mevcut stok kartı yapısıyla uyumlu biçimde kurar; barkod eşleme ve birim tanımları şirketin kendi ürün kataloğundan yönetilir.