ERP Entegrasyonunda Hesap Planı Eşlemesi Nasıl Kurulur?

Hesap planı eşlemesi, yazılımda oluşan bir hareketin muhasebede hangi hesaba yazılacağını belirleyen kurallar tablosudur. Entegrasyonun çalışabilmesi için ürün grubu, müşteri tipi ve belge türü gibi alanların her biri bir muhasebe koduna bağlanır; bu bağ kurulmadan aktarılan fiş muhasebe tarafında ya reddedilir ya da yanlış hesapta birikir.

Bu yazı, eşlemenin hangi alanlardan kurulduğunu, tablonun hangi sistemde durması gerektiğini ve eşleşmeyen bir kayıt geldiğinde izlenecek sırayı anlatıyor. Muhasebe entegrasyonunun genel kurulumunu daha önce ERP ve muhasebe entegrasyonu yazısında ele almıştık; burada o kurulumun en çok vakit alan parçasına giriyoruz.

Eşleme neden ayrı bir tablo olarak tutulur?

İki sistemin veri düzeni birbirine benzemez. Satış yazılımında kayıt ürünün kendisine bağlıdır: hangi ürün, hangi müşteri, hangi depo. Muhasebede ise kayıt hesap koduna bağlıdır ve aynı ürün, satıldığı kanala ya da müşterinin bulunduğu yere göre farklı hesaba gidebilir. Bu iki düzen arasına bir çeviri katmanı konmazsa, çeviri kodun içine gömülür.

Kodun içine gömülen eşleme iki şekilde başa dert olur. Birincisi, muhasebeci yeni bir hesap açtığında ya da hesap planında kırılım değiştirdiğinde yazılımın yeniden derlenmesi gerekir. İkincisi, bir fişin neden o hesaba gittiği sorulduğunda cevap yalnızca kodu okuyan kişide kalır. Eşleme veritabanında bir tablo olarak dururken hem panelden düzeltilebilir hem de kaydın geçmişi görülebilir.

Eşleme tablosunda hangi alanlar bulunur?

Pratikte eşleme tek bir sütun değildir; bir kaç alanın birleşimi tek bir hesap kodunu verir. En sık kullanılan birleşimler şöyledir:

Tabloyu kurarken en işe yarayan alışkanlık, her satıra bir öncelik değeri koymaktır. Böylece önce en özel kural denenir, hiçbiri tutmazsa genel kural devreye girer. Önceliksiz bir tabloda iki kural aynı hareketi yakaladığında hangisinin kazandığı tesadüfe kalır ve ayın sonunda bulunması en zor fark bu olur.

Eşleme tablosu hangi sistemde durmalı?

Eşleme, muhasebe hesap planını bilen tarafta durur; bu da çoğu kurulumda muhasebe ya da ERP tarafıdır. Buna rağmen tabloyu satış yazılımında tutmak sık rastlanan bir tercih, çünkü yeni ürün grubu çoğunlukla orada açılır. İkisi arasında karar verirken şu soruyu sormak yeterli oluyor: hesap planı değiştiğinde kim haber veriyor, kim giriyor?

Kararı etkileyen ikinci şey, eşlemeyi kimin göreceğidir. Muhasebe tarafında duran tablo satış ekibinin erişemediği bir yerde kalır ve yeni ürün grubu açıldığında eksik eşleme fark edilmez. Satış yazılımında duran tablo ise her gün bakılan yerdedir, fakat hesap kodunun doğruluğunu kontrol edecek kişi oraya girmiyorsa yanlış kod aylarca sorunsuz görünür. Bu yüzden tablo nerede dururken, onu kimin doldurup kimin onayladığı da yazılı olmalı.

Tabloyu nerede tutarsanız tutun, tek bir yerde tutun. İki sistemde birer kopya durduğunda ikisi birbirinden kaçmaya başlar ve hangisinin doğru olduğu sorusu her ay yeniden tartışılır. Verinin hangi sistemde açılacağına karar verme alışkanlığını ana veri sahipliği yazısında da aynı mantıkla kurmuştuk.

Eşleşmeyen kayıt geldiğinde ne olur?

Eşleme eksikse iki seçenek vardır ve ikisinin de bedeli farklıdır. Birincisi hareketi hiç aktarmamak, hata listesine düşürmek; ikincisi genel bir bekleme hesabına atmak ve sonra düzeltmek. Çoğu işletme için doğru olan birincisidir: yanlış hesaba giren kayıt muhasebede bir kere kapandıktan sonra düzeltilmesi çok daha pahalıya gelir.

Hata listesinin işe yaraması için kaydın yanında yalnızca kodun değil, hangi alan birleşiminin karşılık bulamadığının da yazması gerekir. Bir muhasebe aktarımında en sık görülen dört eksiklik şunlardır:

• Yeni açılan ürün grubunun hiçbir hesaba bağlanmamış olması.
• Yeni bir vergi oranı kademesinin eşlemede karşılığı olmaması.
• Yeni bir şube ya da depo açıldığında maliyet merkezinin boş kalması.
• İade belgesinin satış kuralına düşüp gelir hesabını eksiltmesi.

Bu dördü de kayıt açılırken önlenebilir. Ürün grubu ekranında hesap kodu zorunlu alan yapıldığında, eksik eşleme ay sonunda değil tanımın yapıldığı gün görünür.

Aktarım kaç kalemde yapılır?

Bir diğer karar, muhasebeye kaç fiş gideceğidir. Belge başına bir fiş izlenebilirliği en yüksek yöntemdir: fatura numarasından fişe gitmek kolaydır. Gün sonunda tek birleşik fiş ise muhasebe tarafında çok daha az kayıt üretir, fakat bir tutarsızlık çıktığında hangi belgeden geldiğini bulmak zorlaşır.

Ortada bir yol da var: belge başına fiş üretip, fişin açıklamasına belge numarasını ve kaynak sistemin kayıt kimliğini yazmak. Böylece aynı belge iki kez aktarılmaya çalışıldığında ikinci deneme yakalanabilir. Aynı hareketin iki kez işlenmemesi için kullanılan anahtar düzenini mükerrer kayıt ve idempotency yazısında ayrıca anlatmıştık.

Kısa kontrol listesi

• Eşleme kodun içinde değil, panelden düzenlenebilen bir tabloda duruyor.
• Her kuralın bir önceliği var; iki kural çakıştığında hangisinin kazandığı yazılı.
• Tablo tek sistemde tutuluyor, kopyası yok.
• Eşleşmeyen hareket aktarılmıyor, gerekçesiyle hata listesine düşüyor.
• Ürün grubu, vergi kademesi ve şube tanımında hesap kodu zorunlu alan.
• Her fişte kaynak belge numarası ve kayıt kimliği yazılı.

Özet olarak hesap planı eşlemesi teknik değil, kural işidir: tabloyu muhasebenin diliyle bir kez kurmak, sonraki her ayın kapanışını kısaltır. KAV Yazılım bu eşlemeyi müşterinin kendi hesap planı üzerinden kuruyor ve değiştirilebilir bir ekran olarak teslim ediyor.