Eski sistemden yeni yazılıma veri taşıma

Yeni bir yazılıma geçerken en çok konuşulan konu özellikler, en çok soruna yol açan konu ise veridir. Eski sistemde yıllar içinde birikmiş kayıtların yeni sisteme taşınması, teknik bir kopyalama işi gibi görünür ama değildir: eski sistemin kabul ettiği bir kayıt, yeni sistemin kurallarına uymayabilir. Taşıma projesi aslında bir temizlik ve karar verme projesidir.

Önce ne taşınacağına karar verilir

İlk soru şudur: her şey mi taşınacak, yoksa seçim mi yapılacak? Her iki yaklaşımın da savunulabilir gerekçesi vardır. Her şeyi taşımak, geçmişe dönük rapor alma imkânını korur ve "bu kayıt nerede?" sorusunu ortadan kaldırır. Seçmeli taşıma, yeni sistemi temiz başlatır ama eski sisteme bir süre daha erişim gerektirir.

Karar verilirken dikkat edilecek nokta, seçmenin geri dönüşü olmayan bir işlem olmasıdır. Taşınmayan kayıt, eski sistem kapatıldığında kaybolur. Bu yüzden şüphe varsa taşımak, taşımamaktan daha güvenlidir; yeni sistemde pasif olarak işaretlemek her zaman mümkündür.

Alan eşleme ve veri kalitesi

İki sistemin alanları birebir örtüşmez. Eski sistemde tek bir "adres" alanı varken yenisinde il, ilçe, mahalle ve açık adres ayrı alanlar olabilir. Eski sistemde telefon numaraları farklı biçimlerde yazılmış olabilir. Vergi numarası alanına kimlik numarası girilmiş kayıtlar bulunabilir.

Bu nedenle taşımadan önce bir veri kalitesi raporu çıkarılmalıdır. Bu rapor en az şunları saymalıdır: zorunlu alanı boş olan kayıt sayısı, biçimi geçersiz olan e-posta ve telefon sayısı, aynı vergi numarasına sahip birden fazla cari hesap, karşılığı olmayan kategori ya da birim kodları.

Rapordaki her satır için bir karar verilir: düzeltilecek mi, olduğu gibi taşınacak mı, yoksa taşınmayacak mı? Bu kararlar yazılı hâle getirilmeden taşıma başlatılırsa, hatalı kayıtlar yeni sisteme geçer ve orada bulunması çok daha zor olur.

Tekrar eden kayıtlar

Her eski sistemde aynı müşterinin birden fazla kaydı vardır: biri ünvanıyla, biri kısaltmasıyla, biri yazım hatasıyla açılmıştır. Bunları birleştirmek taşımanın en zahmetli kısmıdır çünkü her birinin altında sipariş, fatura ve bakiye kaydı durur.

Birleştirme otomatik yapılmamalıdır. Sistem aday eşleşmeleri bulur ve listeler; hangilerinin gerçekten aynı olduğuna insan karar verir. Birleştirilen kayıtların eski kimlikleri saklanmalıdır ki eski belgelerden arama yapıldığında kayıt bulunabilsin.

Deneme taşıması olmadan canlı taşıma olmaz

Taşıma en az iki kez yapılır. Birincisi deneme taşımasıdır: veri yeni sisteme aktarılır, sayılar karşılaştırılır, kullanıcılar kendi kayıtlarını kontrol eder. Bu aşamada çıkan hatalar düzeltilir ve taşıma betiği güncellenir.

Deneme taşımasında kontrol edilecek şey yalnızca kayıt sayısı değildir. Toplamlar da karşılaştırılmalıdır: toplam stok adedi, toplam cari bakiye, yıl bazında sipariş adedi ve tutarı. Kayıt sayısı tutup toplamın tutmaması, bazı kayıtların alanlarının boş geldiğini gösterir ve bu yalnızca toplam karşılaştırmasıyla fark edilir.

Geçiş günü planı

Canlı taşıma bir takvim işidir. Eski sistemde veri girişinin durduğu an ile yeni sistemin açıldığı an arasındaki süre, işletmenin çalışamadığı süredir. Bu süre önceden ölçülmelidir: deneme taşıması kaç saat sürdüyse canlı taşıma da yaklaşık o kadar sürer.

Plan şu adımları içermelidir: eski sistemde girişin durdurulacağı saat, son yedeğin alınması, taşımanın çalıştırılması, kontrol listesinin tamamlanması, yeni sistemin kullanıcılara açılması. Her adımın sorumlusu ve tahmini süresi yazılı olmalıdır.

Geri dönüş planı da aynı belgede yer almalıdır. Taşıma sırasında beklenmedik bir sorun çıkarsa eski sisteme dönülecek mi, dönülecekse nasıl? Bu sorunun cevabı geçiş günü düşünülmez; önceden yazılır.

Eski sistem hemen kapatılmaz

Yeni sistem açıldıktan sonra eski sistem bir süre salt okunur biçimde ayakta tutulmalıdır. Bu süre boyunca kimse oraya veri giremez ama geçmişe bakılabilir. Tipik olarak birkaç ay yeterlidir; bu sürenin sonunda tam bir yedek alınır ve sistem kapatılır.

Yedek alınmadan kapatılan sistem, yıllar sonra bir denetim ya da anlaşmazlık durumunda geri getirilemez. Yedeğin yalnızca alınmış olması da yetmez: en az bir kez geri yüklenip okunabildiği doğrulanmalıdır.

Taşıma betiği tekrar çalıştırılabilir olmalı

Taşıma tek seferlik bir iş gibi görünse de pratikte defalarca çalıştırılır: her denemede bir hata bulunur, düzeltilir ve baştan çalıştırılır. Bu yüzden betik, aynı veriyle ikinci kez çalıştırıldığında kayıtları ikiye katlamamalıdır.

Bunun en basit yolu, her taşınan kaydın yeni sistemde eski kimliğini de taşımasıdır. Betik bir kaydı yazmadan önce o eski kimliğin daha önce taşınıp taşınmadığına bakar; taşınmışsa günceller, taşınmamışsa yeni kayıt açar. Bu alan ayrıca taşıma sonrasında "bu kayıt eski sistemde hangisiydi?" sorusunu cevaplar ve kalıcı olarak saklanmalıdır.

Kullanıcıları taşımanın parçası sayın

Veri taşıma projelerinde unutulan taraf insandır. Yeni sistem açıldığında kullanıcıların bildiği kayıt numaraları, alışık oldukları liste sıralamaları ve ezberledikleri kısayollar değişmiş olur. Kayıt numaralarının eski sistemdeki hâliyle korunması, çoğu zaman teknik olarak mümkündür ve geçişin kabulünü belirgin biçimde kolaylaştırır.

Deneme taşımasının ardından kullanıcıların kendi kayıtlarını kontrol etmesi istenmelidir. Depocu kendi ürünlerine, muhasebe kendi carilerine, satış kendi müşterilerine bakar. Bir veri hatasını en hızlı fark eden kişi, o veriyle her gün çalışan kişidir; bu kontrol adımını atlamak, hataların canlıya geçmesinin en yaygın sebebidir.