Kargo Ücreti Kuralı: Ağırlık, Desi ve Bölge Eşlemesi

Kargo ücreti yazılımda tek bir sayı olarak değil, bir kural olarak tutulur: gönderinin ölçüsü, hacmi, gideceği bölge ve seçilen hizmet tipi bir araya gelerek tutarı belirler. Bu kural yazılımda tanımlı değilse ücret ya elle girilir ya tahmin edilir; ikisi de ay sonunda taşıyıcı faturasıyla tutmayan bir tabloya yol açar. Bu yazıda kuralın girdilerini, ürün kartında eksik kalan alanları ve fatura mutabakatının nasıl kurulduğunu anlatıyoruz. Bu yazıda hiçbir tutar ya da oran yer almaz; geçerli değerler taşıyıcıyla yapılan sözleşmede yazılıdır.

Ücret kuralı neden yazılımda tanımlanır

İki ayrı tutar vardır ve ikisi aynı değildir: müşteriye gösterilen teslimat bedeli ile taşıyıcının işletmeye kestiği fatura tutarı. Birincisi sipariş anında hesaplanır, ikincisi gönderi ölçüldükten sonra oluşur. Aradaki fark işletmenin üstlendiği maliyettir ve bu farkın ölçülebilmesi için ikisinin de kayıtlı olması gerekir.

Kural yazılımda durduğunda üç şey mümkün olur: siparişte tutarın nasıl çıktığı açıklanabilir, kampanya değiştiğinde tek yerden güncellenir, fatura geldiğinde satır satır karşılaştırılabilir. Kural ekranda değil kafada durduğunda bu üçü de yapılamaz.

Kuralın dört girdisi

• Fiili ağırlık: gönderinin tartıldığı değer. Ürün kartındaki birim ağırlıkların toplamı artı ambalaj ağırlığıdır.
• Hacimsel ağırlık: paketin kapladığı yere karşılık gelen ağırlık. Hafif ama büyük gönderilerde fiili ağırlıktan yüksek çıkar.
• Teslim bölgesi: il ve ilçe eşlemesi. Aynı il içinde farklı tarifeye giren ilçeler olabilir; eşleme taşıyıcının verdiği listeye göre yapılır.
• Hizmet tipi: standart teslim, aynı gün, kapıda ödeme, iade gönderisi gibi seçenekler ayrı kurallara bağlanır.

Dört girdinin hepsi sipariş anında bilinmek zorundadır. Bilinmeyen bir girdi varsa yazılım tahmin etmemeli, “teslimat bedeli sevkiyatta hesaplanacak” diyebilmelidir; sessizce sıfır yazmak en kötü seçenektir.

Hacimsel ağırlık nasıl hesaplanır

Hacimsel ağırlık, paketin en, boy ve yükseklik ölçüsünün çarpımının taşıyıcıya özgü bir bölen değere bölünmesiyle bulunur. Bölen değer taşıyıcıdan taşıyıcıya ve sözleşmeden sözleşmeye değişir; bu yüzden yazılıma sabit yazılmaz, taşıyıcı tanımının içinde bir parametre olarak tutulur. Ücretlendirmede genellikle fiili ağırlık ile hacimsel ağırlığın büyük olanı esas alınır, ancak bu da sözleşmeye bağlı bir kuraldır ve taşıyıcı bazında tanımlanabilir olmalıdır.

Pratikte en sık yaşanan sorun, hesabın yanlış olması değil, ölçü verisinin eksik olmasıdır. Yazılım doğru formülü bilse de ürün kartında en, boy, yükseklik boş ise hesap çalışmaz. Bu yüzden kurulumda formülden önce veri eksikliği kapatılır.

Ürün kartında hangi alanlar olmalı

Bu alanların doldurulması bir kerelik iş değildir; yeni ürün açılırken zorunlu alan olarak tanımlanmazsa liste zamanla yeniden boşalır. Ürün kartının hangi sistemde açıldığı ve hangi alanın orada zorunlu olduğu kararını ana veri sahipliği yazısında ele aldık.

Çok paketli gönderi ve kampanya kuralları

Bir sipariş birden fazla paketle gidiyorsa ücret paket başına hesaplanır ve gönderi tek bir takip altında birleştirilir. Yazılımın bu durumda iki kaydı birlikte tutması gerekir: sipariş düzeyinde toplam, paket düzeyinde tek tek ölçü. Paket düzeyi tutulmazsa iade geldiğinde hangi paketin döndüğü anlaşılmaz.

Kampanya kuralları ayrı bir katmandır. Teslimat bedelinin belirli koşullarda müşteriden alınmaması bir pazarlama kararıdır ve ücret hesabını değiştirmez; hesap yine yapılır, sonuç sipariş üzerinde ayrı bir satır olarak işletmeye yazılır. Bu ayrım kurulmazsa kampanya döneminin gerçek maliyeti hiçbir raporda görünmez.

İade ve yeniden gönderi tarafında kural ne olur

İade gönderileri ayrı bir hizmet tipidir ve ücret kuralı da ayrı tanımlanır. Yazılımda sık atlanan nokta, iadenin yönünün farklı olmasıdır: çıkış noktası müşteri adresi, varış noktası depodur. Bölge eşlemesi tek yönlü kurulduysa iade gönderisinin tutarı yanlış hesaplanır.

Teslim edilemeyip geri dönen gönderiler de ayrı bir kalemdir. Bu durumda tek bir sipariş için iki taşıma bedeli oluşur ve ikisinin de sipariş kaydında görünmesi gerekir; yoksa o siparişin gerçek maliyeti hiçbir raporda çıkmaz. Adres hatası nedeniyle dönen gönderilerin oranı, adres doğrulama yapılıp yapılmadığının en net göstergesidir.

Fatura mutabakatı: farkı nerede ararsınız

Taşıyıcı faturası geldiğinde satırlar gönderi bazında eşleştirilir. Fark çıkan satırlar genellikle dört nedenden birine dayanır: ölçü verisi eksik ya da yanlıştı, hacimsel ağırlık devreye girdi, bölge eşlemesi yanlıştı, ya da hizmet tipi sevkiyatta değiştirildi. Dördü de yazılımda kayıtlıysa fark on dakikada bulunur; kayıtlı değilse fatura toplamı kabul edilir ve maliyet görünmez hale gelir.

Mutabakatı kolaylaştıran en basit alışkanlık, gönderi oluştururken hesaplanan değerleri gönderi kaydının üzerine yazmaktır: hesaplanan fiili ağırlık, hesaplanan hacimsel ağırlık, uygulanan bölge, uygulanan hizmet tipi. Bu dört alan sonradan taşıyıcının verdiği değerlerle karşılaştırılır. Kapıda ödemeli gönderilerde tahsilat mutabakatının nasıl yürüdüğünü kargo entegrasyonu yazısında anlattık.

Özet

Kargo ücreti bir sayı değil, dört girdisi olan bir kuraldır: fiili ağırlık, hacimsel ağırlık, teslim bölgesi, hizmet tipi. Kurulum sırası şu: ürün kartındaki ölçü alanlarını zorunlu hale getir, taşıyıcı tanımına bölen değeri ve kuralı parametre olarak koy, bölge eşlemesini taşıyıcının listesinden kur, hesaplanan değerleri gönderi kaydına yaz, faturayı bu değerlerle karşılaştır. KAV Yazılım bu kuralı işletmenin kendi sözleşme koşullarına göre tanımlar; tutarlar yazılıma işletmenin verdiği sözleşme değerleriyle girilir.