Kısmi Sevkiyat Yazılımda Nasıl Kurulur? Parçalı Teslim

Kısmi sevkiyat, bir siparişin tamamı hazır olmadığı için elindeki kalemlerin önce gönderilmesidir. Yazılımda bunun tek doğru kurulumu şudur: sipariş satırı sipariş edilen miktarı tutar, sevkiyat kaydı gönderilen miktarı tutar ve kalan miktar bu ikisinin farkından hesaplanır. Kalan miktar siparişin üzerine ayrı bir alan olarak elle yazılmaya başlandığı anda sayılar tutmaz hale gelir.

Bu ayrım kurulmazsa en sık görülen üç sonuç ortaya çıkar: sipariş durumu ya tamamen açık ya tamamen kapalı görünür, stok çıkışı ikinci gönderide tekrar düşülür ve müşteriye kesilen fatura gönderilmemiş kalemleri de içerir. Üçünün kaynağı aynıdır — sipariş ile sevkiyat aynı kayıt sanılmıştır.

Kısmi sevkiyat ne zaman gerekir?

Parçalı teslim bir istisna değil, çoğu işletmede olağan durumdur. Stokta bir kalem eksiktir ve müşteri diğerlerini beklemek istemez. Ürünler farklı depolardan çıkar ve aynı araca yüklenemez. Kalemlerden biri tedarikçiden gelmeyi bekler. Hacimli bir sipariş tek seferde taşınamaz, birkaç gönderiye bölünür. Bayi siparişlerinde ise müşteri kendi kampanya takvimine göre partiler halinde teslim ister.

Bu durumlarda operasyonun yaptığı şey hep aynıdır: siparişi bölmeden, elindekini gönderip kalanı açık bırakmak. Yazılım bunu desteklemiyorsa operasyon iki yoldan birini bulur. Ya siparişi iki ayrı sipariş olarak çoğaltır — bu sipariş numarasını ve raporlardaki adet sayısını bozar — ya da siparişi kapatıp kalanı için yeni sipariş açar, bu da müşterinin tek bir siparişi takip etmesini imkânsız kılar.

Sipariş satırında kalan miktar nasıl tutulur?

Kalan miktar saklanan bir değer değil, hesaplanan bir değerdir. Her sipariş satırı için sipariş miktarı sabittir; o satıra bağlı sevkiyat satırlarının miktar toplamı gönderileni verir; ikisinin farkı kalandır. Bu kural tek bir yerde uygulandığında sipariş ekranı, depo ekranı ve rapor aynı sayıyı gösterir.

Aynı mantık rezervasyon tarafında da işler. Sipariş alındığında stok rezerve edilir, sevkiyat yapıldığında rezervasyon çözülür ve fiili stok çıkışı yazılır. Kısmi sevkiyatta rezervasyon da kısmen çözülür. Bu iki adım tek adıma indirilirse — yani sipariş anında doğrudan stok düşülürse — depodaki sayım ile yazılımdaki miktar birbirine uymaz.

Sipariş durumu da artık elle seçilen bir etiket olmaktan çıkar. Satır bazındaki kalan miktarlara bakılarak türetilir: hiç gönderilmemişse açık, bir kısmı gönderilmişse kısmen sevk edildi, hepsi gönderilmişse sevk edildi. Operasyonun durumu elle değiştirmesine izin veren tek yer iptal ve kapatma kararıdır: müşteri kalanı istemiyorsa satırdaki kalan miktar iptal edilir ve sipariş eksik kapatılmış olarak işaretlenir. Bu işaret raporda ayrı görünmelidir, yoksa karşılanamayan talep hiç ölçülemez.

Sevkiyat kaydı, irsaliye ve kargo tarafı

Sevkiyat kaydı siparişin kopyası değildir; kendi başına bir belgedir ve en az şu alanları taşır: hangi siparişe bağlı, hangi depodan çıktı, hangi satırlardan ne miktar içeriyor, hangi taşıyıcıya verildi, takip numarası nedir ve ne zaman çıktı. Her kısmi gönderi yeni bir sevkiyat kaydıdır, dolayısıyla bir siparişin birden çok takip numarası olabilir.

Kargo entegrasyonu tarafında bu yapı doğrudan karşılığını bulur. Gönderi oluşturma isteği sipariş üzerinden değil sevkiyat üzerinden açılır; böylece ikinci gönderi için ikinci bir barkod üretilir ve iki takip numarası birbirini ezmez. Müşteriye gönderilen bildirimde de sipariş numarası ile birlikte o gönderideki kalemler yazılır; yalnızca takip numarası gönderilirse müşteri eksik gelen paketi hata sanar ve destek talebi açar.

İrsaliye tarafı da sevkiyata bağlanır. Bir sevkiyat bir irsaliye demektir; irsaliyedeki miktarlar sevkiyat satırlarından gelir, sipariş satırlarından değil. Bu bağ kurulmazsa depo elindeki kâğıt ile yazılımdaki kaydı karşılaştırırken her seferinde elle hesap yapar.

Durum tablosu: hangi miktar nerede

Faturalama ve iade tarafı

Parçalı teslimde fatura sorusu şudur: her gönderi için ayrı belge mi, teslim bitince tek belge mi? İkisi de kurulabilir ve seçim işin yapısına göre yapılır. Her gönderiye belge kesmek tahsilatı hızlandırır ama belge sayısını artırır; sonda tek belge kesmek belge sayısını azaltır ama kalan satırlar uzun süre açık durur. Yazılımın asıl görevi seçimi dayatmak değil, faturalanan miktarı sevk edilen miktardan ayrı tutmak. Bu ikisi ayrı tutulduğunda sevk edildi ama faturalanmadı listesi kendiliğinden çıkar ve ay sonu bu liste üzerinden kapatılır.

Tahsilat önden alınmışsa bir ayrıntı daha var: ödeme sipariş toplamı üzerinden alınmıştır, ama kalan satırlar hiç gönderilmeyebilir. Bu durumda iade tutarı gönderilmeyen satırlardan hesaplanır ve siparişe bağlı ayrı bir iade kaydı olarak açılır. Sipariş satırında iptal edilen miktar tutulmuyorsa bu hesap elle yapılır ve kuruş farkları birikir.

Kontrol listesi

• Sevkiyat sipariş kaydının kopyası değil, kendi başına bir belge mi?
• Kalan miktar hesaplanıyor mu, yoksa bir alana elle mi yazılıyor?
• Sipariş durumu satır miktarlarından türetiliyor mu?
• Rezervasyon kısmi sevkiyatta kısmen çözülüyor mu?
• Kargo gönderisi sevkiyat üzerinden mi açılıyor, bir siparişte birden çok takip numarası tutulabiliyor mu?
• Müşteri bildiriminde o gönderideki kalemler yazılı mı?
• Faturalanan miktar sevk edilen miktardan ayrı mı tutuluyor?
• Eksik kapatılan siparişler raporda ayrı görünüyor mu?

KAV Yazılım, sipariş, depo ve kargo tarafını tek veri modeli üzerinde birleştiren çözümler kurar; kısmi sevkiyat bu modelin kurulurken karar verilen ilk başlıklarından biridir.