Satış Primi ve Hedef Takibi Yazılımda Nasıl Kurulur?

Prim hesabı yazılımda bir çarpma işlemi değil, bir tanım kümesidir: primin hangi tutar üzerinden hesaplandığı, hangi anda kesinleştiği ve hangi durumda geri alındığı önceden yazılı olmalıdır. Bu üç soru cevaplanmadan kurulan prim ekranı her ay sonunda tartışma üretir, çünkü aynı satış iki kişi tarafından iki farklı biçimde hesaplanır.

Bu yazı prim ve hedef takibini yazılım tarafından ele alıyor: hangi alanlar tutulur, hangi karar baştan verilir ve rapor neden kişiye göre farklı çıkar. Oranların kendisi işletmenin kendi prim politikasında yazılıdır; yazılımın işi o politikayı uygulamak.

Prim tabanı hangi tutar?

İlk ve en belirleyici karar budur. Aynı satış için birden fazla tutar vardır ve her biri farklı prim üretir. Yaygın seçenekler şöyle:

Brüt kâr tabanı seçildiğinde yazılım tarafında bir ön koşul doğar: satır maliyetinin satış anında kaydedilmiş olması. Maliyet sonradan hesaplanıyorsa prim de sonradan değişir ve bir kez ödenmiş prim geri istenmek zorunda kalır. Stok maliyetinin nasıl hesaplandığını stok maliyeti, hareketli ortalama ve FIFO yazısında ele almıştık.

Prim ne zaman kesinleşir?

İkinci karar zamanlamadır. Satış anında kesinleşen prim en çok motive eden ama en riskli olanıdır: iade, iptal ya da tahsil edilememe durumunda geri alınması gerekir. Tahsilatla kesinleşen prim ise riski kaldırır, fakat vadeli satışta prim aylar sonra ödenir.

Pratikte iki aşamalı bir düzen işi çözüyor: satış anında prim hakedilmiş olarak hesaplanır ve ekranda görünür; tahsilat tamamlandığında ödenebilir duruma geçer. Böylece satış temsilcisi kendi birikimini görür, muhasebe ise yalnızca kesinleşmiş olanı öder. Bu iki durumun ayrı tutulması, prim raporunun hem motive edici hem doğru olmasını sağlar.

İade, iptal ve kısmi teslim

Prim kurulumunun en çok eksik kalan tarafı geri alma kurallarıdır. Yazılımda şu durumların her biri için kural yazılı olmalı:

• Satış iade edilirse prim düşülür mü, hangi dönemden düşülür?
• Kısmi iade varsa prim oranlı mı düşülür?
• Kısmi teslim edilen siparişte prim teslim edilen kadar mı hesaplanır?
• Tahsil edilemeyen alacak prime nasıl yansır?
• Prim ödendikten sonra gelen iade geriye mi işlenir, cari dönemden mi düşülür?

Son madde özellikle belirleyici. Geriye işlenen düzeltme muhasebe açısından doğrudur ama kapanmış bir dönemi yeniden açar. Çoğu işletme için uygulanabilir olan, düzeltmenin cari dönemde negatif bir satır olarak görünmesidir; böylece hem izi kalır hem geçmiş dönem bozulmaz. Kısmi teslim akışını kısmi sevkiyat ve parçalı teslim akışı yazısında ayrıca anlattık.

Hedef takibi hangi tarihe göre işler?

Hedefin dönemi ile satışın tarihi aynı alandan okunmazsa rapor hep tartışmalı kalır. Bir satışın üç ayrı tarihi olabilir: sipariş tarihi, sevk tarihi ve fatura tarihi. Ay sonunda alınan ama ertesi ay sevk edilen bir sipariş, hangi tarih seçildiğine göre iki ayrı aya düşer.

Karar hangi tarih olursa olsun, yazılımda tek bir alan seçilmeli ve bütün prim ile hedef raporları aynı alanı kullanmalı. Aynı ekranda bir rapor sipariş tarihine, diğeri fatura tarihine göre çalıştığında iki rapor birbirini tutmaz ve ikisinin de doğru olduğu söylenir. Bu örüntüyü rapor sayıları neden tutmaz yazısında ölçüt tanımı başlığıyla ele almıştık.

Hedefin kime bağlandığı da aynı titizliği ister: kişiye, takıma, bölgeye ya da ürün grubuna. Bir satış birden fazla hedefe sayılacaksa (hem kişinin hem bölgenin hedefi) bu bilinçli bir seçim olmalı, yoksa toplamlar iki kez sayar.

Paylaşılan satış ve devredilen müşteri

Gerçek satışların bir bölümü tek kişiye ait değildir: müşteriyi bir temsilci bulur, siparişi başkası kapatır, yıl içinde portföy devredilir. Yazılımda bunun karşılığı, prim payının satış satırında yüzde olarak tutulabilmesidir. Pay alanı yoksa ekip satışı ya tek kişiye yazılır ya hiç yazılmaz; ikisi de yanlış.

Portföy devrinde ise kural tarih üzerinden kurulur: devir tarihinden önceki satışlar eski temsilcide kalır, sonrakiler yeni temsilciye yazılır. Devrin kendisi bir kayıt olarak tutulmalı; aksi hâlde geçmiş dönem raporları bugünkü portföye göre yeniden hesaplanır ve eski raporlar değişir.

Ekranda ne görünmeli?

Prim ekranının işe yaraması için tek bir toplam yetmez. Temsilcinin kendi ekranında şu üçü birlikte durmalı: dönem hedefi ve gerçekleşen, hakedilmiş prim, ödenebilir duruma geçmiş prim. Bu üçünün farkı sorulduğunda cevabı ekran vermeli; aksi hâlde her ay aynı soru muhasebeye gelir.

Temsilcinin yalnızca kendi verisini görmesi de kurulumun parçası. Yöneticinin bölge toplamını, temsilcinin yalnızca kendi satırlarını görmesi için kapsam kuralı gerekir; bunu kayıt bazlı yetki yazısında anlattık.

Kısa kontrol listesi

• Prim tabanı tek bir tanım olarak yazılı.
• Brüt kâr tabanı kullanılıyorsa satır maliyeti satış anında kaydediliyor.
• Hakedilmiş ve ödenebilir prim ayrı durumlar.
• İade, kısmi iade ve tahsil edilemeyen alacak için kural yazılı.
• Düzeltmenin geriye mi cari döneme mi işleneceği belli.
• Prim ve hedef raporları aynı tarih alanını kullanıyor.
• Satış satırında prim payı yüzdesi tutulabiliyor.
• Portföy devri tarihli bir kayıt; geçmiş raporlar değişmiyor.

Özetle prim kurulumu bir oran girme işi değil; taban, zamanlama ve geri alma kurallarının yazılı hâle getirilmesidir. KAV Yazılım prim ve hedef takibini işletmenin kendi prim politikasını tanım olarak alan bir yapıyla kuruyor; oranları ve hedefleri yazılım üretmez, işletme girer.