Seri Numarası ve Lot Takibi Yazılımda Nasıl Kurulur

Seri numarası takibi tek tek ürünü izler; lot (parti) takibi aynı koşulda üretilen ya da aynı girişle gelen bir grubu izler. Hangisinin gerektiğine karar vermenin en kısa yolu şu: bir sorun çıktığında tek bir cihazın geçmişini mi görmeniz gerekiyor, yoksa aynı partiden çıkan tüm ürünlere mi ulaşmanız gerekiyor? Birinci durumda seri numarası, ikinci durumda lot numarası kurulur; bazı işletmelerde ikisi aynı üründe birlikte tutulur.

Seri numarası mı, lot numarası mı?

Bu karar yazılımın en çok dokunduğu yeri belirler: stok hareketinin en küçük birimi. Seri takibinde her birim ayrı bir kayıttır; lot takibinde kayıt, miktarı olan bir gruptur. Yanlış seçim, sonradan düzeltmesi en pahalı kararlardan biridir, çünkü geçmiş hareketlerin tamamı o birime göre yazılmıştır.

Aynı katalogda hem takipli hem takipsiz ürün bulunabilir. Bu yüzden takip biçimi ürün kartının bir özelliği olmalı, yazılımın tamamına açılıp kapanan bir ayar olmamalı.

Veri modelinde ne nerede durur

Seri ve lot kayıtları ürün kartının içine sığmaz; kendi tablosu olur ve stok hareketiyle ilişkilenir. Pratikte üç katman kurulur:

• Ürün kartı: takip biçimi (seri, lot, takipsiz), numara biçimi ve zorunluluk kuralı.
• Birim kaydı: seri numarası ya da lot numarası, hangi girişle geldiği, bulunduğu depo ve güncel durumu (stokta, sevk edildi, iade, hurda).
• Hareket satırı: hangi belgenin hangi satırının hangi seri ya da lotu hareketlendirdiği.

Bu üçlü ayrım, "cihaz şu an nerede" ve "bu cihaz nereden geldi, kime gitti" sorularını tek sorguya indirir. Birim kaydını hareketten türetmeye çalışmak ilk bakışta sade görünür ama iade, hurda ve depo transferi devreye girdiğinde geçmiş bozulur.

Hangi belgeye hangi alan açılır

Takip, tek bir ekranda değil akışın tamamında yaşar. Numara girilmeyen tek bir belge bırakırsanız stok ile birim kayıtları birbirinden kopar ve mutabakat kalıcı olarak bozulur.

1. Mal kabul: numaralar burada doğar. Elle giriş, okutma ya da tedarikçi listesinin dosyadan yüklenmesi gerekir.
2. Depo transferi: miktar değil, hangi birimlerin taşındığı yazılır.
3. Sevkiyat: müşteri ile birim eşleşmesi burada kurulur; teslim belgesine liste basılır.
4. İade ve değişim: geri gelen birimin aynı numara mı yoksa yeni bir numara mı olduğu ayırt edilir.
5. Sayım: sayılan şey miktar değil numara listesidir; fark raporu da numara düzeyinde çıkar.
6. Hurda ve kayıp: birim stoktan çıkar ama kaydı silinmez, durumu değişir.

Sahada en sık çıkan dört hata

Kurulum doğru olsa bile uygulamada tekrar eden sorunlar var. Yazılım bu dördünü baştan engellemelidir:

• Aynı numaranın iki kez girilmesi: benzersizlik kuralı ürün bazında değil, numara biçimi bazında kurulmazsa aynı seri iki üründe görünür. Giriş anında kontrol edilmeli.
• Stokta olmayan birimin sevk edilmesi: sevkiyat satırında numara seçimi serbest metin bırakılırsa olmayan numara yazılabilir. Seçim, stokta görünen birimler arasından yapılmalı.
• Okutmada karakter karışması: büyük harf O ile sıfır, I ile 1 karışır. Biçim kuralı ve okutma doğrulaması bunu baştan eler.
• Miktar ile birim sayısının ayrışması: satırda 5 adet yazıp 4 numara seçilmesine izin verilmemeli; kaydı kapatan kontrol bu eşitliğe bakmalıdır.

Barkod ve okutma düzeni

Seri takibi elle yazmayla yürümez; akışın okutmaya uygun olması gerekir. Okutma ekranında üç şey belirleyici: imleç her okutmadan sonra bir sonraki alana kendiliğinden geçmeli, yinelenen okutma uyarı vermeli ve kesintide o ana kadar okutulanlar kaybolmamalıdır. Depodaki cihaz çevrimdışı kalabiliyorsa okutulan liste cihazda biriktirilip bağlantı gelince gönderilmelidir.

Etiket tarafında ise ürünün üzerindeki numara ile sistemdeki numaranın bire bir aynı olması esastır. Tedarikçi etiketi okunamıyorsa kendi etiketinizi basmak, numarayı değiştirmekten daha güvenlidir; değiştirilen numara garanti kaydında eşleşmez.

Geçmiş veriyle başlamak

Takip, elinizde zaten stok varken devreye girer. Bu yüzden geçiş anında bir açılış sayımı yapılır: mevcut stok numara düzeyinde kaydedilir, numarası bilinmeyen birimler için ayrı bir açılış lotu açılır. Geçmiş sevkiyatları geriye dönük numaralandırmaya çalışmak gerçekçi değildir; kesim tarihi belirlenir ve o tarihten sonrası takipli yürür.

Kısa kontrol listesi

• Takip biçimi ürün kartında mı tanımlı, yazılım genelinde mi?
• Numara benzersizliği giriş anında kontrol ediliyor mu?
• Sevkiyatta numara seçimi stoktaki birimlerle sınırlı mı?
• Satır miktarı ile seçilen birim sayısı eşit olmadan belge kapanabiliyor mu?
• İade, hurda ve transfer birim durumunu güncelliyor mu?
• Sayım farkı numara düzeyinde raporlanıyor mu?
• Açılış sayımı ve kesim tarihi yazılı mı?

KAV Yazılım, işletmenin kendi stok akışına göre seri ve lot takibini mevcut ERP ve muhasebe tarafıyla birlikte kurgular.