Stok Maliyeti Nasıl Hesaplanır? Ortalama ve FIFO

Stok maliyeti, ürünün son alış fiyatı değildir: elinizdeki miktarın toplam değerinin o miktara bölünmesiyle çıkar ve her girişte yeniden hesaplanır. Yazılımda hangi yöntemi seçtiğiniz de, aynı satışın maliyetinin hangi rakamla yazılacağını belirler; hareketli ortalama ile FIFO aynı hareketlerde farklı sonuç verir.

Aşağıda maliyete ne girdiği, iki yöntemin aynı örnek üzerinde nasıl ayrıştığı, maliyeti sonradan bozan durumlar ve yazılımda kurulurken karar verilmesi gereken noktalar var. Yazıdaki bütün sayılar yalnızca hesabı göstermek için uydurulmuş örnek değerlerdir.

Maliyete ne girer, ne girmez

Maliyet hesabının ilk kararı, hangi masrafın ürünün üzerine bineceğidir. Bu karar mali müşavirinizle birlikte alınır; yazılımın işi, alınan kararı her girişte aynı biçimde uygulamaktır.

• Mal bedeli: satıcı faturasındaki tutar, iskonto düşülmüş hâliyle.
• Getirme masrafları: nakliye, sigorta, varsa ithalat ve gümrükleme kalemleri. Bunlar genelde parti bazında gelir ve miktara ya da ağırlığa göre ürünlere pay edilir.
• Dövizli alışta kur: hangi günün kurunun kullanılacağı tek bir kuralla belirlenir; çoklu para birimi ve kur yönetimi yazısı bu tarafı ayrıca anlatıyor.
• Maliyete girmeyenler: satış sonrası kargo, pazarlama ve genel yönetim masrafları ürünün stok maliyetine yazılmaz; bunlar satış tarafının gideridir.

Birimin de doğru kurulması gerekir: koli alıp adet satan bir işletmede maliyet koli üzerinden hesaplanıp adede bölünmelidir. Birim dönüşümü yanlışsa maliyet de yanlış çıkar.

Hareketli ortalama nasıl çalışır

Hareketli ortalamada her girişten sonra tek bir maliyet değeri taşınır. Yeni giriş geldiğinde eldeki toplam değer ile yeni girişin değeri toplanır, toplam miktara bölünür ve ortaya çıkan rakam bundan sonraki bütün çıkışların maliyeti olur.

Yöntemin iyi tarafı sadeliğidir: tek bir sayı taşınır, rapor kolay okunur. Zayıf tarafı, fiyat dalgalanmasını yumuşatmasıdır; pahalı girişten hemen sonra yapılan satış, gerçekte ödenenden düşük bir maliyetle yazılır.

FIFO nasıl çalışır, aynı örnekte farkı ne

FIFO'da her giriş kendi partisiyle durur ve çıkışlar en eski partiden başlayarak düşülür. Yukarıdaki aynı hareketlerde 120 adetlik çıkış, 100 adedi 10 fiyatlı partiden ve 20 adedi 14 fiyatlı partiden karşılanır: maliyet 1.000 + 280 = 1.280 olur. Hareketli ortalamada aynı çıkış 1.440 yazılmıştı. İkinci çıkışta durum tersine döner, çünkü FIFO tarafında geriye kalan parti daha pahalıdır.

Fark, dönem sonunda ikisinin toplamda birbirine yaklaşmasıdır; ama tek bir satışın kârı iki yöntemde farklı görünür. Satış temsilcisinin primini ürün kârına bağlayan bir işletmede bu fark tartışma konusu olur. Bu yüzden yöntem seçimi yazılım kararı değil, muhasebe ve yönetim kararıdır; yazılım yalnızca seçileni tutarlı uygular.

• Hareketli ortalama: tek sayı, kolay rapor, dalgalanmayı yumuşatır.
• FIFO: parti takibi gerekir, maliyet gerçek alışlara daha yakın, seri ve lot takibiyle uyumludur.
• Karışık kullanım: aynı veritabanında bazı ürün gruplarını FIFO, bazılarını ortalamayla tutmak mümkündür ama rapor okuyan herkesin bunu bilmesi gerekir.

Yöntem ne olursa olsun yazılımın maliyeti hareket anında yazması gerekir. Satış kaydedildiğinde o çıkışın maliyeti kaydın içine yazılmazsa, aylar sonra alınan kâr raporu o günün maliyetini değil bugünkü maliyeti kullanır ve geçmiş dönemin kârı her rapor çekilişinde değişir. Bu, en çok şaşırtan rapor hatalarından biridir ve sebebi formül değil, maliyetin saklanmamış olmasıdır.

Maliyeti sonradan bozan durumlar

Maliyetin asıl zorluğu formülde değil, sonradan gelen bilgide. Yazılımda şu durumların ne yapacağı baştan kararlaştırılmalıdır:

1. Fatura mal girişinden sonra geliyorsa: giriş geçici bir fiyatla yapılır, fatura gelince maliyet düzeltilir. Düzeltmenin aradaki çıkışlara geriye dönük yansıyıp yansımayacağı tek bir kuralla yazılır.
2. Nakliye faturası ayrı geliyorsa: parti masrafı sonradan dağıtılır; dağıtımın miktara mı ağırlığa mı tutara mı göre olacağı sabitlenir.
3. Satıcı iadesi: iade edilen mal hangi maliyetle çıkacak? FIFO'da iade edilen parti belirlenebilir, ortalamada taşınan maliyet kullanılır.
4. Müşteri iadesi: geri gelen mal satış fiyatıyla değil, çıkarken yazılan maliyetle girer. Bu kural yoksa iadeler stok değerini şişirir.
5. Negatif stok: stok eksiye düşmüşken yapılan çıkışın maliyeti belirsizdir. Eksi stok düzeni maliyet tarafını da etkiler.
6. Geriye dönük kayıt: geçmiş tarihli giriş eklendiğinde ondan sonraki bütün maliyetlerin yeniden hesaplanması gerekir; yazılım bunu yapıyor mu, yoksa yalnızca bugünden sonrasını mı düzeltiyor?

Yazılımda kurulurken karar listesi

• Yöntem ürün grubu bazında mı, tüm stok için tek mi?
• Maliyet depo bazında mı, şirket genelinde tek mi hesaplanıyor?
• Geriye dönük düzeltme maliyeti yeniden hesaplıyor mu?
• Kuruş yuvarlaması nerede yapılıyor; toplamlar tutuyor mu?
• Maliyet raporu ile stok değer raporu aynı tanımı mı kullanıyor?
• Maliyeti elle değiştirebilen bir ekran varsa iz kaydı tutuluyor mu? İz kaydı burada şart.

KAV Yazılım, stok ve maliyet tarafını muhasebe tarafıyla aynı tanım üzerinde çalışacak biçimde kurar; mevcut sistemde maliyetin neden tutmadığını da aynı listeyi geçerek çıkarır.