Şubeler Arası Stok Transferi Yazılımda Nasıl Kurulur?

Şubeler arası transfer, stoğun bir depodan çıkıp diğerine girmesini iki ayrı adım olarak kaydeden akıştır. Doğru kurulumda çıkış ile giriş aynı anda olmaz: mal yola çıktığında gönderen şubenin stoğundan düşer, karşı şube kabul edene kadar yoldaki stok olarak durur, kabulde hedef şubeye girer. Bu üç durum ayrılmazsa aynı mal iki şubede birden görünür ya da bir süre hiçbir yerde görünmez.

Çok şubeli işletmede stok senkronizasyonunu daha önce ayrı bir yazıda ele aldık; orada konu şubelerin stok bilgisinin güncel tutulmasıydı. Bu yazı malın fiziksel olarak yer değiştirdiği durumu anlatıyor.

Neden tek adımda yapılmaz?

Transfer tek bir hareketle kaydedilirse, mal yolda olduğu sürece sistem yanlış söyler. Hedef şubede görünen stok elde yoktur; satış ekranı o malı satabilir ve müşteri aynı gün teslim bekler. Gönderen şubede düşülmemişse de tersi olur: elde olmayan mal satılabilir hâle gelir.

İki adımlı kayıt bu riski kaldırır ama bir karşılık ister: yolda kalan malın bir sahibi olmalıdır. Pratikte iki yaklaşım kullanılır. Birincisi yoldaki stoğu ayrı bir sanal depoda tutmak; ikincisi malı hâlâ gönderen şubenin stoğunda, fakat rezerve işaretiyle tutmak. İlki muhasebe ve sayım açısından daha temizdir, çünkü sayım sırasında rafta olmayan malın neden stokta göründüğü sorusu çıkmaz.

Transfer belgesi hangi alanları taşır?

Belgenin kendisi basit görünür, ama eksik alan sonradan tartışma çıkarır. İşleyen bir transfer belgesinde şunlar bulunur:

• Gönderen ve alan depo, talep eden kişi ve onaylayan kişi.
• Satır bazında istenen miktar, sevk edilen miktar ve kabul edilen miktar.
• Seri ya da parti takibi yapılan ürünlerde seri numaraları.
• Sevk tarihi, tahmini varış ve kabul tarihi.
• Taşıma bilgisi: kendi aracı mı, kargo mu, gönderi numarası.
• Kapanış durumu ve varsa fark gerekçesi.

Üç ayrı miktar alanının bulunması kritik. İstenen ile sevk edilen farkı gönderen şubenin kararını, sevk edilen ile kabul edilen farkı ise taşıma ya da sayım sorununu gösterir. Tek miktar alanıyla çalışan bir belgede bu iki farkın hangisi olduğu anlaşılmaz.

Eksik, fazla ve hasarlı gelen mal

Kabul anında sayım sevk edilenden farklı çıktığında belge kendiliğinden kapanmamalı. Karar tablosu şöyle kurulur:

Fark kaybının doğrudan yazılmaması, yetkili onayına bağlanması önemlidir. Aksi hâlde her eksik kabulde fark sessizce giderleşir ve taşıma kaynaklı kayıpların izi kalmaz. Onay akışının kademeli kurulumunu onay akışı, limit, kademe ve vekâlet yazısında anlatmıştık.

Kabul işleminin kim tarafından yapılacağı da belirlenmiş olmalı. Sevk eden kişinin karşı şube adına kabul yapabilmesi, iki adımlı akışı tek adıma indirir ve farkların hiç görünmemesine yol açar. Kabul yetkisi hedef depodaki kullanıcıya bağlandığında, yoldaki stok gerçekten karşı tarafın sayımıyla kapanır. Aynı mantıkla, kabul ekranında sevk edilen miktarın baştan dolu gelmemesi; sayılan miktarın elle girilmesi daha doğru sonuç verir.

Maliyet transferle birlikte taşınır mı?

Taşınır; ve bu, transferin en çok atlanan tarafıdır. Mal hedef şubeye girerken bir maliyetle girer. Bu maliyet gönderen şubedeki maliyet olarak taşınmazsa, şube kârlılığı raporu yanlış çıkar: malı ucuza alıp pahalı bir şubeye gönderen işletme, kârı yanlış şubede görür.

Taşıma masrafının maliyete eklenip eklenmeyeceği de bir karardır ve ikisinin de savunulur tarafı var. Eklenirse şube maliyeti gerçeğe yakın olur; eklenmezse şubeler arası karşılaştırma daha temiz kalır. Önemli olan kararın yazılı olması ve her transferde aynı uygulanması. Stok maliyetinin nasıl hesaplandığını stok maliyeti, hareketli ortalama ve FIFO yazısında ele aldık.

Talep transferi kim başlatır?

İki yön vardır: gönderen şubenin kendi kararıyla sevk etmesi ya da ihtiyacı olan şubenin talep açması. İkinci yön daha sağlıklı çalışır, çünkü ihtiyacı olan taraf miktarı bilir. Ama talebin onaysız sevke dönüşmemesi gerekir; gönderen şubenin kendi satışını riske atan bir talebi reddetme hakkı olmalıdır.

Bu yüzden transfer akışında talep, onay ve sevk ayrı durumlar olarak tutulur. Sipariş ve belge durumlarının nasıl tasarlandığını sipariş durumları ve durum akışı tasarımı yazısında anlattık; transfer belgesi de aynı mantıkla kurulur.

Kısa kontrol listesi

• Çıkış ve giriş iki ayrı hareket; yoldaki stok ayrı duruyor.
• Yoldaki stok sanal bir depoda tutuluyor, sayımda karışmıyor.
• Belgede istenen, sevk edilen ve kabul edilen miktar ayrı alanlarda.
• Eksik kabulde belge açık kalıyor; fark kaybı onayla yazılıyor.
• Hasarlı gelen mal ayrı bir stok alanına giriyor.
• Maliyet transferle birlikte taşınıyor; taşıma masrafı kuralı yazılı.
• Talep, onay ve sevk ayrı durumlar.

Özet olarak şubeler arası transfer bir stok düzeltmesi değil, iki adımlı bir belgedir; yoldaki stoğu gören bir yazılımda şube sayısı artsa da stok doğru kalır. KAV Yazılım transfer akışını talep, onay, sevk ve kabul durumlarıyla kuruyor ve farkları ayrı bir listede topluyor.