Üretim Takip Yazılımı: Reçete ve İş Emri Nasıl Kurulur?

Üretim takibi, “bu ürün neyden ve hangi işten çıkıyor” sorusuna yazılı bir cevap vermektir. Bu cevabın iki parçası vardır: reçete, yani ürünün neyden oluştuğunu söyleyen liste; iş emri, yani o ürünün belirli bir miktar için fiilen üretildiğini gösteren belge. İkisi kurulmadan maliyet de, stok da, teslim tarihi de tahmin olarak kalır.

Önce karar: hangi kademeye kadar takip edilecek

Üretim takibinin kurulumunda en pahalı hata, her şeyi takip etmeye çalışmaktır. Vidayı, bandı ve etiketi tek tek stoktan düşen bir yapı kurulursa, üretim bandında çalışan kişi günün yarısını kayıt girmekle geçirir ve bir süre sonra kayıt girmeyi bırakır. Kayıt girilmeyen sistem yanlış veri üreten sistemden daha tehlikelidir, çünkü raporlar dolu görünür.

Bu yüzden ilk karar kademedir: hangi malzeme miktarıyla izlenecek, hangisi toplu sarf olarak yazılacak. Ölçüsü yüksek değerli ve izlenebilirliği gereken malzeme miktarıyla takip edilir; düşük değerli ve çok sayıda olan malzeme dönem sonunda toplu düşülür. Bu kararı üretim müdürü ile muhasebe birlikte verir.

Reçete (ürün ağacı) nasıl kurulur

Reçete bir ürünün bir birimi için gereken malzeme ve işlemleri listeler. İçinde üç bilgi bulunur: hangi malzeme, ne kadar, hangi ölçü biriminde. Dördüncü bir bilgi, işlemlerin sırası, montaj gerektiren ürünlerde eklenir.

• Miktar her zaman tam sayı değildir. Metre, kilogram, litre gibi birimlerde ondalık gerekir; veri modelinde bu alanın ondalık hassasiyeti baştan yazılır.
• Birim dönüşümü reçetede değil, ürün kartında tanımlanır. Koli alıp adet sarf ediyorsanız dönüşüm tek yerde durmalıdır.
• Alternatif malzeme tanımlanabilir. Aynı işi gören iki malzemeden hangisinin kullanıldığı iş emrinde yazılır, reçetede ikisi de görünür.
• Reçete sürümlenir. Bugün değiştirilen reçete, geçen ay üretilen iş emrinin maliyetini değiştirmemelidir; iş emri açıldığı andaki reçeteyi kendi içine kopyalar.

Son madde en çok atlanan noktadır. Reçeteye canlı bağlanan iş emri, reçete güncellendiğinde geçmiş maliyetleri de değiştirir ve kapanmış dönemin raporu bir sabah farklı bir sayı gösterir.

İş emri hangi bilgileri taşır

İş emri, üretimin belgesidir. Üzerinde şunlar bulunur: üretilecek ürün ve miktar, kullanılacak reçete sürümü, planlanan başlangıç ve bitiş, sorumlu, üretim yeri, varsa bağlı olduğu satış siparişi. Üretim ilerledikçe bu belgeye gerçekleşen miktarlar yazılır: harcanan malzeme, çıkan ürün, fire ve varsa yeniden işlenen miktar.

İş emrinin durum akışı yazılı olmalıdır. Açık, malzeme bekliyor, üretimde, tamamlandı, iptal gibi durumlar arasında hangi geçişin mümkün olduğu belirlenir; serbest bırakılan durum alanı bir ay içinde anlamsız hale gelir. Durum akışını nasıl tasarladığımızı durum akışı yazısında anlattık.

Yarı mamul stoğu: hangi kademede stok tutulur

Yarı mamulün stok kartı açıldığı anda o kartın bir ölçü birimi, bir maliyet yöntemi ve bir deposu olmak zorundadır. Deposu olmayan yarı mamul, raporlarda “kayıp stok” olarak birikir.

Kayıt kim tarafından, nerede giriliyor

Üretim takibinin ayakta kalması, kaydın işi yapan kişi tarafından iş yerinde girilmesine bağlıdır. Akşam ofiste bir kişinin kâğıttan girdiği üretim kaydı, ertesi gün stoğu doğru göstermez ve hata kaynağını iki katına çıkarır. Bant başında bir terminal, bir tablet ya da barkod okuyucu ile iş emri açma ve kapatma mümkün olmalıdır.

Giriş ekranı dar tutulur: iş emri okut, çıkan miktarı yaz, fire varsa nedenini seç, kapat. Beş alandan fazlasını isteyen bir üretim ekranı doldurulmaz. Barkod okuyucunun ve etiket yazıcısının yazılıma nasıl bağlandığını etiket yazıcısı yazısında ele aldık.

Fire, sarfiyat farkı ve maliyet

Reçete beklenen sarfiyatı söyler; üretim gerçekleşen sarfiyatı gösterir. İkisinin farkı iki şeyden biridir: ya fire, ya kayıt hatası. Yazılımın işi bu farkı görünür kılmaktır, yorumlamak değil.

Fire oranı yazılıma sabit bir değer olarak girilmez; işletmenin kendi ölçümüyle zamanla oluşur. Doğru kurulum, her iş emrinde beklenen ve gerçekleşen miktarı yan yana tutmak ve farkın nedenini seçilebilir bir listeden kaydetmektir: malzeme hatası, ayar kaybı, operatör hatası, ölçü değişimi. Üç ay sonra bu listenin dağılımı, hangi kademede iyileştirme yapılacağını kendisi söyler.

Maliyet tarafında yarı mamulün birim değeri, kullanılan maliyet yöntemine göre hesaplanır. Hareketli ortalama ile FIFO arasındaki farkı ve hangisinin ne zaman seçildiğini stok maliyeti yazısında ele aldık.

Üretim ile satış ve stok tarafı nasıl konuşur

Üretim takibi tek başına çalışan bir ada olmamalıdır. Satış siparişi geldiğinde stokta yoksa iş emrine dönüşmeli; iş emri tamamlandığında bitmiş ürün stoğa girmeli; stoğa giren ürün bekleyen siparişe ayrılmalı. Bu üç bağlantı kurulmazsa aynı ürün iki siparişe sözlenir.

Stokta olmayan ürünün siparişe nasıl bağlandığını, rezervasyon ve eksi stok kararını ayrı bir yazıda anlattık. Üretim tarafında ek olarak bir soru daha vardır: malzeme eksikse iş emri açılır mı? İki uygulama da görülür; önemli olan malzeme eksiği olan iş emrinin ayrı bir durumda beklemesi ve satın almanın bu listeyi görmesidir.

Özet

Üretim takibi kurulurken sıra şöyledir: takip kademesine karar ver, ürün ağacını sürümlenebilir biçimde kur, iş emrini ve durum akışını tanımla, yarı mamulde hangi kademede stok tutacağını seç, beklenen ve gerçekleşen sarfiyatı yan yana kaydet, üretimi satış ve stok tarafına bağla. KAV Yazılım bu yapıyı işletmenin kendi üretim akışına göre kurar ve mevcut muhasebe tarafıyla birlikte çalışacak biçimde bağlar.