Ürün Kartı Hangi Sistemde Açılır? Ana Veri Sahipliği

Birden çok sistem aynı kaydı tutuyorsa kuralı tek cümleyle koymak gerekir: her alanın tek bir sahibi olur, diğer sistemler o alanı yalnızca okur. Ürün kartı nerede açılacaksa fiyat, barkod ve stok alanlarının sahibi de orada belirlenir; sahipsiz bırakılan her alan, iki sistemin birbirinin üzerine yazdığı bir çakışma kaynağına dönüşür.

Bu yazı, eşleme işinden ayrı bir konuyu anlatıyor. Eşleme "bu kayıt karşı tarafta hangi kayıt" sorusudur; sahiplik ise "bu alanı kim değiştirebilir" sorusudur. Eşleme tarafı için ürün eşlemesi yazısı ayrıca var.

Ana veri nedir, hareket verisinden farkı ne

Ana veri, işin tekrar tekrar kullandığı sabit kayıtlardır: ürün, müşteri, tedarikçi, depo, hesap planı, birim. Hareket verisi ise bir olayı anlatır: sipariş, fatura, sevkiyat, tahsilat. Ayrımın pratik sonucu şudur: hareket verisi yazıldıktan sonra genelde düzeltilmez, ana veri ise sürekli değişir. Bu yüzden entegrasyon kazaları neredeyse her zaman ana veri tarafında çıkar.

Ana veriyi tek yerde tutmanın amacı güzellik değil. Aynı ürünün adı iki sistemde farklıysa sipariş raporu ile stok raporu aynı ürünü iki satırda gösterir ve kimse hangi sayının doğru olduğunu söyleyemez. Rapor sayılarının tutmaması çoğu zaman buradan beslenir.

Alan alan sahiplik tablosu

Sahiplik kayıt düzeyinde değil, alan düzeyinde belirlenir. Aynı ürün kartının farklı alanlarının sahibi farklı sistem olabilir. Örnek bir düzen şöyle kurulur:

Tablodaki paylaşım her işletmede aynı olmaz; önemli olan bir satırda iki sahip bulunmamasıdır. Bu tablo yazılı değilse sahiplik vardır sanılır, oysa yoktur.

İki sistem aynı alanı yazarsa ne olur

Sahipsiz alanın üç tipik sonucu vardır. Birincisi son yazan kazanır: panelde düzeltilen ürün adı, gece çalışan aktarım işi ERP'den gelen eski adı tekrar yazdığı için sabah eski hâline döner. Kullanıcı bunu "sistem kendi kendine değişiyor" diye bildirir ve sebebi bulmak günler alır.

İkincisi sonsuz döngü: A sistemi değişikliği B'ye, B de A'ya bildirir; her bildirim yeni bir değişiklik sayıldığı için iki sistem birbirini tetikleyip durur. Döngüyü kesmenin yolu, gelen değişikliği "bu benim kendi gönderdiğim değişiklik" diye tanıyacak bir kaynak işareti ya da değer karşılaştırmasıdır.

Üçüncüsü yarım kayıt: iki sistem aynı kaydı aynı anda değiştirir, biri diğerinin yazdığı alanı eski değerle ezer. Tek sistem içindeki benzeri için eş zamanlı kayıt değişikliği yazısındaki kilitleme mantığı geçerlidir; sistemler arasında ise sürüm numarası ya da son değişiklik zamanı taşımak gerekir.

Sahipliği kurmanın adım sırası

1. Kayıt türlerini listeleyin: ürün, müşteri, tedarikçi, depo, birim, fiyat listesi.
2. Her kayıt türü için alanları yazın ve her alanın karşısına tek bir sahip sistem koyun.
3. Kartın nerede açıldığını ayrıca belirleyin. Sahiplik ile açılış yeri çoğu zaman aynıdır ve yeni kart yalnızca orada açılır.
4. Sahibi olmayan sistemlerde o alanı ekranda değiştirilemez yapın. Yetki ayarıyla kapatmak, kullanıcıya "burayı yazma" demekten daha güvenlidir.
5. Düzeltme yolunu açın: sahibi olmayan tarafta çalışan biri hatayı görürse düzeltme talebi oluşturabilsin. Yolu kapatıp alternatif bırakmamak, insanları Excel'e kaçırır.
6. Eşleme tablosunu kurun: her iki sistemdeki kimlikleri yan yana tutan tek bir tablo olsun; eşleme bilgisini ürün adına ya da koda gömmeyin.
7. Çakışma kaydı tutun. Reddedilen her yazma denemesini bir yere yazın; bu liste sahiplik tablosundaki hataları birkaç hafta içinde gösterir.

Kod düzeni ve kartın silinmesi

Sahiplik kurulurken en çok atlanan iki konu kod üretimi ve silmedir. Kod üretimi iki sistemde açıksa aynı numaranın iki farklı kayda verilmesi an meselesidir; numarayı tek sistem üretir, diğeri üretilen numarayı alır. Belge numarası üretimi yazısındaki mantık ana veri kodları için de geçerlidir.

Silme tarafında kural daha katıdır: hareket görmüş bir ana veri kaydı silinmez, pasife alınır. Sahibi olan sistemde silinen kart, diğer sistemde siparişin içinde durmaya devam eder ve o sipariş artık hiçbir yere bağlanmaz. Silme politikası bu yüzden sahiplik tablosunun bir parçasıdır.

Özet

• Sahiplik kayıt değil alan düzeyinde belirlenir ve yazılı olur.
• Bir alanın tek sahibi vardır; diğer sistemler okur.
• Yeni kart tek bir yerde açılır, kod tek bir yerde üretilir.
• Sahibi olmayan ekranda alan kapatılır, yerine düzeltme talebi konur.
• Eşleme kimlikleri ayrı bir tabloda tutulur.
• Hareket görmüş kayıt silinmez, pasife alınır.

KAV Yazılım, ERP ve satış tarafı arasındaki bu sahiplik düzenini entegrasyonun ilk adımı olarak kurar; kendi geliştirdiği yazılımlarda da alan sahipliğini ekran yetkisine kadar indirir.