Yazılıma Özel Alan Eklemek: Neyi Etkiler, Ne Gerekir

Bir forma yeni alan eklemek, o alanı ekrana koymaktan çok daha fazlasıdır: alan aynı anda veri yapısına, doğrulama kurallarına, listelere, raporlara, dışa aktarmaya, yetkilere ve entegrasyonlara dokunur. Bu yüzden tek alanlık bir istek bile önce nereye yerleşeceği kararıyla başlar. Doğru yerleşim seçildiğinde alan aylar sonra da aranabilir ve raporlanabilir kalır; yanlış seçildiğinde veri girer ama bir daha kullanılamaz.

Üç yerleşim seçeneği

Özel alan için pratikte üç yol vardır ve seçim, alanın ne kadar kalıcı ve ne kadar çok kullanılacak olduğuna bağlıdır.

En sık yapılan hata, kalıcı ve raporlanacak bir bilgiyi serbest not alanına yazdırmaktır. Not alanı hızlı çözüm gibi görünür; altı ay sonra o bilgiyle liste filtrelenmek istendiğinde ise metnin içinde arama yapmaktan başka yol kalmaz ve her kullanıcı aynı bilgiyi farklı yazdığı için arama tutmaz.

Yeni alan nerelere dokunur

Bir alanın maliyeti ekran işi değil, aşağıdaki yerlerin hepsinin gözden geçirilmesidir. Eklemeden önce bu listeyi tek tek yanıtlamak, sonradan çıkan sürprizleri önler.

• Veri yapısı: alanın türü nedir, boş kalabilir mi, uzunluk sınırı var mı?
• Doğrulama: hangi değerler kabul edilir, zorunluluk hangi durumda devreye girer?
• Form ve liste: hangi ekranlarda görünür, liste kolonu olarak açılır mı?
• Arama ve filtre: üzerinde filtre kurulacak mı, aranabilir olacak mı?
• Rapor ve dışa aktarma: hangi raporlara ve Excel çıktılarına eklenecek?
• Yetki: alanı kim görebilir, kim değiştirebilir?
• İz kaydı: değişikliği kaydedilsin mi?
• Entegrasyon: dış sistemlere gönderilecek mi, gelen veriden dolacak mı?
• Geçmiş kayıtlar: eski kayıtlarda alan boş mu kalacak, bir varsayılan değerle mi dolacak?

Zorunluluk kararı en pahalı karardır

Yeni alanı zorunlu yapmak kolay görünür ama geçmiş kayıtları etkiler. Alan zorunlu tanımlanırsa eski bir kaydı açıp kaydetmek isteyen kullanıcı, ilgisiz bir alanı doldurmaya zorlanır. Bu, sahada iki sonuç üretir: ya kullanıcı akla gelen ilk değeri yazar ve veri kirlenir, ya da kaydı hiç güncellemez ve iş durur.

Daha sağlıklı yol, zorunluluğu tarihe ya da duruma bağlamaktır. Alan yalnızca belirli bir durumdan sonra oluşturulan kayıtlarda ya da belirli bir belge türünde zorunlu olur. Bunun yanında varsayılan değer koymak her zaman iyi fikir değildir: yanlış bir varsayılan, boş alandan daha kötüdür çünkü kimse onu eksik veri olarak görmez.

Alanın raporda görünmesi ayrı bir iştir

Özel alan tanımı tablosunda tutulan alanlar ekranda kolayca görünür, raporda ise görünmeyebilir. Rapor altyapısı genellikle sabit kolonlar üzerinden çalışır; esnek alanları rapora taşımak için ayrı bir eşleme gerekir. Bu yüzden alan istenirken şu soru baştan sorulur: bu alanı raporda görmek isteyecek miyiz?

Dışa aktarma tarafında da aynı durum vardır. Excel çıktısı kolon listesini kendi tanımından okur; yeni alan bu listeye eklenmezse çıktıda yer almaz. Alanın hangi çıktılarda yer alacağı, alanın kendisiyle birlikte karara bağlanmalıdır.

Filtre tarafında ikinci bir ayrıntı vardır: esnek alanlar genellikle tek bir tabloda satır olarak tutulur ve o tablo büyüdükçe filtreli sorgular yavaşlar. Üzerinde sık filtre kurulacak bir alan için bu yapı doğru seçim değildir. Böyle bir alanı kendi kolonuna taşımak, hem sorguyu hızlandırır hem de alanın türünü veritabanı seviyesinde garanti eder. Tür garantisi küçük bir ayrıntı gibi görünür ama tarih alanına metin yazılabildiği bir yapıda tarih aralığı filtresi hiçbir zaman güvenilir çalışmaz.

Alan çoğalmasını nasıl önlersiniz

• Her alan isteğinde o bilginin hangi kararı etkilediğini bir cümleyle yazmak; cevabı olmayan alan açılmaz.
• Benzer alanları birleştirmek: üç farklı not alanı yerine tek bir alan ve bir tür seçimi.
• Serbest metin yerine seçim listesi kullanmak; liste değerleri yönetilebilir olmalı.
• Kullanılmayan alanları belirli aralıklarla ölçmek: kaç kayıtta dolu, son ne zaman dolduruldu?
• Boş kalmış alanları ekrandan kaldırmak, veriyi silmeden gizlemek.
• Alan tanımlarını tek bir yerde belgelemek: ad, tür, kim doldurur, nerede kullanılır.
• Yeni alan isteğini, var olan bir alanın yeterli olup olmadığını kontrol ederek karşılamak.

Alan çoğalması tek bir kararla değil, her biri tek başına makul görünen küçük isteklerle oluşur. Bu yüzden önleyici yol, isteği reddetmek değil, her istekte aynı dört soruyu sormaktır: bu bilgiyi kim girecek, hangi kararı etkileyecek, boş kalırsa ne olur ve altı ay sonra kim bakacak? Dördüncü sorunun cevabı yoksa alan büyük olasılıkla bir kerelik bir ihtiyaçtır ve nota yazılması yeterlidir.

Özet

Yeni alan kararı üç soruyla özetlenir: bu bilgi kalıcı mı, üzerinde filtre ya da rapor kurulacak mı, kim doldurmakla yükümlü? Kalıcı ve raporlanacak bilgi kendi kolonunu hak eder; müşteriye göre değişen bilgi tanımlı özel alan olarak durur; arada bir girilen ve hesaba girmeyen bilgi nota yazılır. KAV Yazılım, özel alan yapısını kurarken alanı yalnızca forma değil, filtreye, rapora ve dışa aktarmaya birlikte bağlar.