Yazılım Eğitimi ve Yetkin Kullanıcı Düzeni Nasıl Kurulur?

Yazılım eğitiminin amacı ekranları tanıtmak değil, işletmenin kendi süreçlerini yazılım üzerinde yürütecek kişileri yetkin hâle getirmektir. Bu ayrım önemli: ekran tanıtımı bir kez yapılır ve personel değiştiğinde kaybolur; yetkin kullanıcı düzeni ise bilgiyi kurumda tutar.

Yazılımın kabul ve teslim tarafını yazılım kabul testi ve teslim kriterleri, sonraki dönemi ise yazılım bakım ve destek kapsamı yazısında ele aldık. Bu yazı aradaki insan tarafını anlatıyor.

Eğitim neye göre bölünür?

Herkese aynı eğitimi vermek en yaygın hata. Depo personeline muhasebe ekranlarını, muhasebeye depo akışını anlatmak hem zaman kaybı hem de kalıcı olmayan bir yüktür. Eğitim role göre bölündüğünde her grup yalnızca kendi işini öğrenir ve öğrendiğini aynı hafta kullanır.

Pratikte dört ayrı eğitim yeterli oluyor:

• Günlük kullanıcı eğitimi: kişinin kendi ekranları, kendi akışı.
• Yetkin kullanıcı eğitimi: tanım ekranları, sık sorulanlar, ilk müdahale.
• Yönetici eğitimi: raporlar, ölçütlerin tanımı, yetki yapısı.
• Yönetim eğitimi: kullanıcı açma, yetki verme, dönem işlemleri.

Eğitimin canlı veriyle değil test ortamında yapılması gerekir; kullanıcı yanlış kayıt açmaktan korkmadığında daha hızlı öğrenir. Test ortamının canlı veriden ayrılmasını ayrı bir yazıda ele almıştık.

Yetkin kullanıcı kim olur?

Yetkin kullanıcı, kendi biriminde yazılımı en iyi bilen ve arkadaşlarının ilk sorduğu kişidir. Bu kişinin teknik olması gerekmez; işi bilmesi ve soru sorulduğunda cevap arayacak merakta olması yeterlidir. Çoğu işletmede bu kişi zaten kendiliğinden belirir, kurulması gereken şey rolün tanınmasıdır.

Rolün üç somut görevi olur: birimdeki soruların ilk cevabını vermek, kendi biriminin tanımlarını güncel tutmak ve yazılım tarafına iletilecek talepleri toplayıp ayıklamak. Üçüncüsü hem yazılım tarafının hem birimin işini kolaylaştırır; çünkü aynı istek beş kişiden beş ayrı biçimde gelmez. Talep kaydının nasıl tutulduğunu yazılım projesinde değişiklik talebi yönetimi yazısında anlattık.

Her birimde en az iki kişinin bu rolü üstlenmesi ise yedeklemedir. Tek kişiye bağlı bilgi, o kişi izne çıktığında ya da işten ayrıldığında kurumdan çıkar.

İç kılavuz neleri içerir?

Yazılım sağlayıcısının teslim ettiği belge ekranları anlatır; iç kılavuz ise işletmenin kendi kararlarını anlatır. İkisi farklı belgedir ve ikincisi olmadan yeni gelen personel ekranı öğrenir ama işi öğrenmez. İşe yarayan bir iç kılavuzda şunlar bulunur:

Kılavuzun kısa olması uzun olmasından iyidir. Elli sayfalık bir belge okunmaz; her iş için yarım sayfalık, ekran adlarıyla yazılmış bir sayfa okunur. Kılavuzun yazılımın içinde, ilgili ekrandan ulaşılabilir olması ise okunma oranını en çok artıran düzenlemedir.

Kılavuzun biçimi de okunurluğu etkiliyor. Uzun anlatım yerine numaralı adımlar, ekran adlarının birebir yazılması ve kararın gerekçesinin tek cümleyle belirtilmesi yeterli. Gerekçe önemli: bir kuralın neden konduğunu bilen kullanıcı, istisna durumunda doğru kararı kendi verebilir; yalnızca adımı bilen kullanıcı ilk istisnada durur ve sorar.

Bilgi nasıl güncel kalır?

Kılavuzun en büyük riski eskimesidir; yanlış bilgi veren bir kılavuz hiç olmamasından kötüdür. Bunu önlemenin işleyen yolu, kılavuz güncellemesini sürüm notuna bağlamaktır: bir ekran değiştiğinde ilgili kılavuz sayfasının da güncellenmesi o işin parçası sayılır.

İkinci yol, her kılavuz sayfasında son güncelleme tarihinin görünmesidir. Tarihi eski bir sayfa okuyana şüphe verir ve sorulması gerektiğini gösterir. Üçüncü yol, destek kayıtlarından beslemektir: aynı soru üç kez geldiyse cevabı kılavuza girmelidir.

Eğitimin bir kez değil, kademeli yapılması da kalıcılığı artırır. İlk eğitim temel akışı verir; kullanıcı iki üç hafta çalıştıktan sonra yapılan ikinci oturum, gerçek sorularla geçtiği için en verimli olanıdır. İlk eğitimde sorulamayan sorular ancak ekranı günlük kullandıktan sonra ortaya çıkar.

Personel değişiminde ne yapılır?

İşe yeni başlayan kişi için ilk hafta planı hazır olmalı: hangi eğitim, hangi kılavuz sayfaları, hangi test ortamı alıştırması ve ilk hafta sonunda neyi yapabilmesi beklendiği. Bu plan yazılı olduğunda devir kişiye bağlı kalmaz.

Ayrılan kişi tarafında ise iki iş var: kullanıcı erişimlerinin kapatılması ve o kişinin üzerindeki kayıtların devredilmesi. Erişimin kapatılmasıyla kaydın devri aynı şey değildir; erişim kapandığı hâlde devredilmemiş kayıtlar, sahibi olmayan işler olarak kuyrukta kalır. Yetkinin ve kapsamın nasıl devredildiğini kayıt bazlı yetki yazısında ele aldık.

Kısa kontrol listesi

• Eğitim role göre bölünmüş; herkese aynı eğitim verilmiyor.
• Eğitim test ortamında yapılıyor.
• Her birimde en az iki yetkin kullanıcı var.
• Yetkin kullanıcının görevleri yazılı.
• İç kılavuz işletmenin kendi kararlarını anlatıyor, yalnızca ekranları değil.
• Kılavuz ilgili ekrandan ulaşılabiliyor ve güncelleme tarihi görünüyor.
• Sürüm notu kılavuz güncellemesini de içeriyor.
• İşe başlama ve ayrılma için yazılı plan var; kayıt devri erişim kapatmadan ayrı ele alınıyor.

Özet olarak yazılım eğitimi bir açılış etkinliği değil, kurumda bilgiyi tutan sürekli bir düzendir. KAV Yazılım teslim ettiği projelerde role göre eğitim ve yetkin kullanıcı düzenini kurulumun parçası olarak ele alıyor.