Yıl Sonu Devri ve Açılış Bakiyeleri Nasıl Aktarılır?

Yıl sonu devri, yazılımda kapanan dönemin bakiyelerini yeni dönemin başlangıç değeri olarak yazma işidir. Devreden şey hareketlerin tamamı değil, o hareketlerin ucundaki kalan değerdir: cari bakiye, stok miktarı ve maliyeti, kasa ve banka kalanı, açık siparişler. Bu yazı devrin yazılım tarafını anlatıyor; yasal defterler, beyanlar ve kapanış kayıtlarının muhasebe tarafı mali müşavirin alanıdır ve burada ele alınmaz.

Devir neyi taşır, neyi taşımaz

Devir bir kopyalama işi değildir. Geçmiş dönemin fatura, tahsilat ve stok hareketleri eski dönemde kalır; yeni dönem bu hareketlerin özetiyle açılır. Bu ayrımı baştan kurmak önemlidir, çünkü “geçen yılın her kaydını da yeni döneme alalım” isteği hem raporları çift sayar hem de dönem karşılaştırmasını imkânsız hale getirir.

Geçmişe erişim ihtiyacı başka bir yolla çözülür: eski dönem okunabilir ama yazılamaz biçimde açık kalır. Kullanıcı geçen yılın faturasını görür, üzerinde değişiklik yapamaz. Dönem kapatma yetkisinin kimde olduğu da yazılı olmalıdır; aksi halde kapanan dönem bir ay sonra sessizce yeniden açılır ve devirle birlikte verilen bakiyeler anlamsızlaşır.

Hangi kayıt devreder

Devir öncesi kapatılması gereken işler

Devrin en çok hata çıkaran yeri devir işleminin kendisi değil, devir alınmadan önce yarım bırakılan kayıtlardır. Sıra şöyledir:

1. Kısmi sevkiyatları tamamla ya da açık olduğunu kayda geçir; yarım kalan irsaliye hem stoğu hem cariyi yanlış gösterir.
2. Faturalanmamış sevkiyatları listele ve kararını ver: faturalanacak mı, iptal mi?
3. Depo sayımını yap ve sayım farklarını fişe bağla; sayım farkı devirden sonra düzeltilirse maliyet bozulur.
4. Tahsilatı eşlenmemiş ödemeleri faturaya bağla; eşlemesiz tahsilat açılış bakiyesini tutturmaz.
5. Bekleyen iade ve değişim kayıtlarını kapat.
6. Entegrasyon kuyruklarının boşaldığını doğrula; pazaryeri ya da kargo tarafından gelecek geç kayıt varsa devir sonrası hangi döneme yazılacağına karar ver.
7. Kullanılmayan cari ve ürün kartlarını pasife al; devirde temizlenmeyen kart yeni dönemde de kalır.

Mükerrer cari kartların devirden önce birleştirilmesi özellikle önemlidir, çünkü iki kart iki açılış bakiyesi üretir. Bu işin nasıl yapıldığını mükerrer müşteri kartı birleştirme yazısında anlattık.

Yetki: devri kim alır, kim göremez

Devir, yazılımda en geniş etkili işlemlerden biridir ve bu yüzden herkese açık bir düğme olmamalıdır. Devri başlatma yetkisi tek bir role bağlanır, işlemin kim tarafından hangi saatte başlatıldığı iz kaydına yazılır. Devir sırasında diğer kullanıcıların kayıt girmemesi için sistemin kısa süreli bir kapanış penceresi tanıması, sonradan “bu fiş hangi döneme gitti” tartışmasını önler.

Kapanan dönemi yeniden açma yetkisi ayrı tutulur. Bu yetki devir alma yetkisiyle aynı kişide toplanırsa, dönem bir ay sonra sessizce açılır, tek bir düzeltme yapılır ve açılış bakiyeleri artık eski dönemin özeti olmaz. İz kaydının nasıl kurulduğunu iz kaydı yazısında anlattık.

Numara sıraları ve tarih alanları

Yeni dönemde belge numarasının nasıl üretileceği devirden önce kararlaştırılır. İki geçerli yol vardır: numara kaldığı yerden devam eder ya da yıl ön ekiyle yeniden başlar. Hangisi seçilirse seçilsin, numarayı üreten yerin tek olması gerekir; iki ekran kendi sırasını üretirse aynı numara iki belgeye düşer.

İkinci tuzak tarih alanlarıdır. Devir fişinin tarihi ile hareketin gerçekleştiği tarih karıştığında raporlar bir gün ya da bir dönem kayar. Devir fişi yeni dönemin ilk gününe yazılır; eski dönemin son gününe yazılan devir fişi, kapanan dönemin raporunu değiştirir. Saat dilimi ve tarih kaymasının nasıl sorun çıkardığını ayrı bir yazıda ele aldık.

Devir sonrası doğrulama: üç karşılaştırma

Devir alındıktan sonra iş bitmez; sonucun doğrulanması gerekir. Üç karşılaştırma çoğu hatayı yakalar.

• Cari toplamı: eski dönemin kapanış bakiye listesi ile yeni dönemin açılış listesi, müşteri bazında birebir aynı olmalı. Toplam tutmasa bile fark tek bir kartta birikmişse arama kolaylaşır.
• Stok miktarı ve değeri: kapanış stok raporu ile açılış stok raporu, depo bazında karşılaştırılır. Miktar tutup değer tutmuyorsa sorun maliyet yönteminin devirde nasıl uygulandığındadır.
• Açık belge sayısı: kapanışta açık görünen sipariş, teklif ve irsaliye sayısı ile açılıştaki sayı eşit olmalı. Eksik varsa belge kapanmadan taşınmamış demektir.

Bu üç raporun çıktısı devir dosyasında saklanır. Altı ay sonra “bu bakiye nereden geldi” sorusunun tek cevabı o dosyadır.

Sık yapılan dört hata

Birincisi, devri gece yarısı değil iş saatinde almak: devir sırasında girilen kayıt hangi döneme yazıldığı belirsiz kalır. İkincisi, devirden sonra eski dönemde düzeltme yapmak; açılış bakiyesi eski dönemin fotoğrafıdır, fotoğraf çekildikten sonra sahne değişirse ikisi tutmaz. Üçüncüsü, açılış bakiyelerini elle Excel'den yüklerken yuvarlama yapmak; kuruş farkları mutabakatta aylarca peşinizi bırakmaz. Dördüncüsü, devir öncesi yedeğin alınmış olduğunu varsaymak.

Devir, yedeğin gerçekten çalıştığını test etmek için yılın en iyi fırsatıdır: devir öncesi yedek alınır, geri yükleme bir test ortamında denenir, ancak ondan sonra devir başlatılır.

Özet

Devir, hareketleri değil kalanları taşır; yarım işler kapatılmadan alınan devir yeni dönemin tamamını yanlış gösterir. Sıra şu: yarım kayıtları kapat, sayımı bitir, numara ve tarih kararını yazıya geçir, yedeği al ve test et, devri gün başında al, üç raporu karşılaştır ve çıktıyı sakla. KAV Yazılım dönem devrini bu kontrol listesiyle yürütür ve devir sonrası doğrulama çıktısını işletmeye teslim eder.