Sipariş Geldi Stok Yok: Rezervasyon ve Eksi Stok Düzeni

Aynı ürüne iki sipariş aynı anda girdiğinde stoğu hangisinin alacağına yazılımın rezervasyon kuralı karar verir. Eksi stok ise bu kural hiç kurulmadığında ortaya çıkan sonuçtur: satış ekranı mevcut miktarı denetlemeden belgeyi keser, kayıtlı bakiye sıfırın altına iner ve hangi siparişin karşılanabileceği belirsizleşir. Doğru düzen şudur: sipariş onaylandığında miktar rezerve edilir, stok hareketi ise mal depodan çıktığı anda yazılır.

Eksi stok ne anlama gelir

Eksi stok, bir ürünün kayıtlı bakiyesinin sıfırın altına inmesidir. Çoğu zaman gerçek bir ambar durumu değil, kayıt sırasından doğan bir tutarsızlıktır. Üç tipik kaynağı vardır:

• Giriş belgesinin gecikmesi: mal fiziken depoya girmiştir ama alım belgesi sisteme sonra işlenir; arada yapılan satış bakiyeyi eksiye düşürür.
• Rezervasyonsuz satış: iki kullanıcı aynı saniyede son parçayı satar, ikisinin de kaydı tamamlanır.
• Birim karışması: giriş koli, çıkış adet olarak işlenir. Birim dönüşümü tanımlı değilse bakiye gerçekle örtüşmez.

Eksi stok tek başına zararsız görünür; zararı bir sonraki kararda çıkar. Satın alma önerisi yanlış hesaplanır, maliyet hatalı dağıtılır, müşteriye verilen teslim sözü tutulamaz. Bu yüzden eksi stok bir uyarı değil, kapatılması gereken bir açıktır.

Rezervasyon: stok ne zaman ayrılır, ne zaman düşer

Rezervasyon, stoğu bir belgeye bağlamak ama ambar bakiyesinden düşmemektir. Aynı ürün için birbirine karıştırılmaması gereken üç ayrı sayı tutulur.

Satış ekranının göstermesi gereken sayı fiziksel stok değil, satılabilir miktardır. Beklenen giriş ayrı bir sütunda kalır; satılabilir miktara eklenirse henüz elde olmayan mal satılmış olur. Satılabilir alanının elle düzeltilebildiği her yazılımda bakiye bir süre sonra kaçar, çünkü iki kişi aynı sayıyı farklı gerekçelerle değiştirir.

Çakışmayı kim önler: kontrol sırası ve kilit

İki kullanıcının aynı son parçayı satmasını ekrandaki uyarı engellemez; kontrol kaydın yazıldığı yerde yapılır. Rezervasyon satırı, stok denetimiyle aynı işlem bütünü içinde yazılmalıdır. Sıra şudur: ilgili ürün satırını kilitle, satılabilir miktarı hesapla, yetersizse işlemi reddet, yeterliyse rezervasyonu yaz ve işlemi kapat. Arada kullanıcıya soru sorulmaz; soru sorulan her yerde kilit uzun süre açık kalır.

Denetim yalnızca arayüzde yapılırsa aynı veriyi değiştiren toplu aktarım, mobil ekran ya da entegrasyon bu denetimi atlar. Kural kaydın yanında durmalı, ekranda değil. Aynı kaydı iki kişinin değiştirdiği durumun genel çerçevesi eş zamanlı kayıt değişikliği yazısında anlatıldı.

Eksi stoğa izin verilmesi gereken durumlar

Her işletme için tek bir cevap yoktur; karar ürün grubu bazında verilir ve yazılımda ürün grubuna bağlanır.

• Seri ve lot takipli ürün: izin verilmez. Sayılabilir, tekil bir parçanın eksiye düşmesi kayıt hatasıdır.
• Üretimde ara mamul: geçici izin verilebilir, gün sonunda kapatılması zorunlu tutulur.
• Sarf ve ambalaj kalemleri: risk düşüktür, uyarı ve periyodik sayım yeterli olabilir.
• Konsinye ve emanet mal: izin verilmez, ayrı ambarda tutulur.

İzin verilen yerde bile eksi stok görünür kalmalıdır. Günlük bir eksi bakiye listesi, hangi ürünün kaç gündür eksi olduğunu gösterir; kapanmayan satır bir süreç sorununun adresidir.

Rezervasyon süresi ve otomatik serbest bırakma

Ödemesi tamamlanmamış sepet, onaylanmamış teklif ve beklemeye alınmış sipariş süresiz rezervasyon tutmamalıdır; aksi hâlde satılabilir miktar gerçekte var olan maldan düşük görünür. Çözüm, rezervasyona süre vermek ve süre dolduğunda serbest bırakmaktır. Bu işi arka planda çalışan bir görev yapar; mantığı zamanlanmış görevler yazısında anlatıldı.

Süreyi yazılım değil işletme belirler ve ürün grubuna göre değişir. Önemli olan sürenin bir yerde tanımlı, kullanıcıya görünür ve iz kaydına yazılı olmasıdır: rezervasyonun kim tarafından mı, süre dolduğu için mi kalktığı sonradan sorulacaktır.

Sipariş karşılanamazsa üç yol

Satılabilir miktar yetmediğinde yazılımın sessizce belge kesmesi en kötü seçenektir. Üç açık yol tanımlanır: siparişi bekleyen duruma almak ve mal gelince otomatik rezerve etmek, eldeki miktarı sevk edip kalanı açık bırakmak, ya da satırı iptal edip müşteriye bildirmek. Parçalı teslimin kayıt tarafı kısmi sevkiyat yazısında ayrıntılı duruyor. Hangi yol seçilirse seçilsin müşteriye giden bildirim aynı akıştan tetiklenir, elle yazılan bir mesaja bırakılmaz.

Kısa kontrol listesi

• Satış ekranı satılabilir miktarı mı gösteriyor, fiziksel stoğu mu?
• Rezervasyon stok denetimiyle aynı işlem içinde mi yazılıyor?
• Eksi stok izni ürün grubuna bağlı mı, yoksa sistem genelinde açık mı?
• Süresi dolan rezervasyonu serbest bırakan bir görev var mı?
• Eksi bakiyeli ürünlerin günlük listesi birine düşüyor mu?
• Beklenen giriş, satılabilir miktardan ayrı bir sütunda mı duruyor?

KAV Yazılım, sipariş ve stok akışını işletmenin kendi kurallarına göre kurar; rezervasyon düzeni de bu kuralların bir parçası olarak tanımlanır.